改善したきっかけ
当社は、青果物の卸売をおこなっております。
お客様とメールでやりとりを行う課が、お客様とのファイルのやり取りの中で、添付するファイルに違うお客様のファイルを添付してしまい、お客様と社内に多大な迷惑を与えてしまいました。
それが1度ではなく複数発生していまい、このままではだめだと思ったのがきっかけです。
課題としてあがったのが手作業による作業ミスがあります。
現状として、1つのExcelファイル管理で、シート別にお客様向けの情報を管理しています。
それをメール添付する前段階で、手作業で対象のお客様向けのシートだけを新規ファイルとしてコピーを行っております。
この手作業の段階で、対象のお客様と異なる情報シートを新規ファイルとして作成を行い、メール送信前に添付の確認をせずに送った結果、このような結果に繋がりました。
・手作業によるミスにより、顧客情報が入ったメールを誤った相手に送ってしまっている
改善した方法
ExcelのVBAの機能を利用した
Excel VBAとは
Visual Basic for Applications (VBA) for Office を使用すると、これらの作業を実行し、さらにそれ以上のことを実現できます。VBA for Office は、単純でありながら強力なプログラミング言語であり、Office アプリケーションを拡張するために使用できます。
https://docs.microsoft.com/ja-jp/office/vba/api/overview/excel
外部ツールは社内ルール的に難しい
予算や会社の方針的に簡単に外部ツールのインストールは厳しい環境下でした。
また、管理ファイルへの情報の入力は営業が行っているため、複数ファイルに分けてしまうのは、営業の作業効率が落ちてしまいます。
現状のファイルの自動化をVBAで行った
そのため、今あるツールとして、ExcelVBAで添付ファイルの前処理とメール送信まで作業の自動化を行いました。 これで新たに予算がかかることもないし、外部ツールのインストールをしていないので、会社から文句を言われず済みました。
決まった流れで誤りなくメールを送ることが出来るようになった
改善後の作業としては、プログラムが書かれたExcelファイルを開き、送信するお客様を選択後、ボタンのクリックで作業の終了です。 ルールとして決めたのが、お客様名と管理ファイル内のシート名と紐付けを行っているので、シート名は絶対に変えないことです。
評価
適切な改善ができ、課題は解決することができた
今後の目標
セキュリティ対策としてPower Automate Desktopを利用することを検討する
改善してよかったことは、この作業において、お客様に迷惑をおかけすることが無くなったことです。
間違った情報のファイルを添付してしまいますと、送信先のお客様や間違った添付ファイルの正しい送信先のお客様、また社内にも多大な迷惑をおかけしてしまいますので、改善できて良かったと思います。
ただ、新たな課題として1つ上げられるのが、Webメールを使っているのですが、VBAでのブラウザ操作の際、IEを利用しているので、セキュリティ上の問題があります。
ここに関してですが、マイクロソフトが提供しているPower Automate Desktopを利用して、改善できます。
Power Automate Desktopとは
個人のデスクトップを自動化する
https://powerautomate.microsoft.com/ja-jp/robotic-process-automation/
Power Automate が搭載するロボティック プロセス オートメーション (RPA) 機能、デスクトップ フローで、UI ベースの自動化を活用して新旧のシステムを連携し、反復的なタスクを削減しましょう。
