改善したきっかけ
当教団は宗教団体を経営しています。
信者の方に通知や依頼等をお願いするような場合に、その方の履歴等をみながらどのような方なのかを確認しながらその後の処理を依頼したりします。
また組織の中で何らかの人選をするようなとき等もその人の身上がどうであるのか等調べたりします。
一般的には人事情報ですが、以前はそのような場合は紙で管理しているカルテのようなものでした。いざカルテを検索するにも時間もかかり人手もかかっていたので、より簡単にタイムリーに探せるようシステム化しようということになりました。
・情報検索を簡単に行えるようにしたい
改善した方法
・サイボウズ kintoneを導入した
サイボウズ kintone
キントーンでできること バラバラな情報がーつにまとまる
https://kintone.cybozu.co.jp
ペーパーレス化した
紙のカルテの情報を全てグループウェア上に登録するようにしました。名前や年齢・住所等のテキストベースのデータをグループウェアの情報に入力しましたが、顔写真情報については、カルテにある写真もかなり古いものもありましたので、改めて信者の皆さんにスマホなどを使って写真を撮って頂くようにお願いをしました。
スマホで撮った写真データをそのまま送ってくれる信者の方やプリントされた写真を提出してくれる方もいました。少し時間もかかりましたが写真データをグループウェアに取り込むことができました。
情報検索が簡単に出来るようになった
システムとしては、名前等を検索キーとして入力すると簡単に迅速に該当する信者の情報を閲覧できるようになりました。
評価
思った通りの無人化・省人化ができた
今後の目標
・顔写真データの定期的な更新方法を考える・情報検索の際の権限を再考する
現在のシステム内には当時撮った信者の方々の顔写真データが登録されておりますが、年齢と共に顔の様子も変わってきます。
そのため、顔写真データをどのような方法で定期的に新しくしていくのかその更新方法について、信者の皆さんにできるだけ負荷をかけない方法でできるように考えたいと思います。
また、現在この信者の情報は当団体の職員のある階級以上にしか閲覧できないようになっていますが、今後は情報の範囲を考えながら、より有効利用できるように活用していこうと考えております。