改善したきっかけ
当社は、自社製品を自社サイトで販売をしている会社です。
社員の給料日に合わせて、給料明細の紙などを封筒する作業などをしています。月末は決算の仕事と相まって非常に忙しい時であり、それと同時に給料明細の封入もしないといけないため、必然的に残業時間が発生してしまいます。
また、手作業であるため、当然ミスも多く、別の人の給料明細などを封入してしまうというパターンも発生してしまうので、ダブルチェックやトリプルチェックなどを必要とし、余計に時間を使ってしまっていたので、なんとかならないかなということを同僚や上司の方に相談をしていました。
そこで、上司から給料明細の情報などはアプリなどを導入すれば、もしかしたら業務量の軽減になるかもしれないということを言われ、全体会議を通して、議案を挙げてみることにしました。
・給料明細を紙媒体で渡していることから、それに関連する作業が発生するため、残業をしなければならない状況になっている
改善した方法
freee人事労務を導入した
freee人事労務とは
中小企業の人事労務管理を効率化するクラウド型ソフトウェア。勤怠管理や給与計算から年末調整、入退社手続きなどの業務までfreee1つで行えるので、人事マスタの管理がラクに。保険料率・税率を自動で反映し、手続きを自動化。業務時間もミスも減らします。マイナンバーにも対応。
https://www.freee.co.jp/hr/
議案の中で色々なソフトの名前が挙がりました。マネーフォワードやジョブカン給与計算、freee人事労務といった機能の比較などを行ったところ、freee人事労務を使ってみることにしました。
シンプルで使いやすく、クラウド対応しているため、各端末で使える
シンプルなデザインで使いやすく、クラウド対応しているため、どの端末でもアクセス可能なことやPC 以外にもタブレットで機能できるという利点がいいかなと判断しました。
確定申告作業も別途入力する必要がない
また、確定申告をする際にもfreeeを使用しているため、給与明細と結びつけることで、わざわざ手入力をしなくても確定申告ができるという2つのメリットが決め手でした。
導入した感想としては非常に業務の効率性が上がったように思います。今まで手入力で勤怠管理からデータを引っ張ってきたのに対して自動で全て行ってくれるため、ほぼ必要な業務としては最後の確認のみになりました
評価
適切な改善ができ、課題は解決することができた
今後の目標
使い方を整理して、今後困ったときのための対策を行う
改善して良かった点としては業務量が非常に少なくなり、月末の仕事の大変さが少し軽減されたので、そういった面はすごく嬉しいなということを感じました。
ですが最初のfreee人事労務のソフトを導入した際に使い方があまりわからず、うまく機能をしませんでした。
サポートセンターに相談をしようと思いましたが、私たちが使っているプランでは電話でのサポートを受け付けておらず、チャットのみの対応であったため、解決するまでにすごく時間がかかってしまいました。