改善したきっかけ
当社は、SES事業を中心としたIT企業です。
もともと出退勤の管理（タイムカードや出勤簿、有休の申請等）は紙で行っていました。
紙で行うことでそれぞれの書類を突合して整合性を確かめたり、勤怠の時間を把握したりといった作業に多くの人員と時間をかけていました。
紙の運用で感じていた課題としては、大きく２つあります。
1つ目は、紙で行っている以上、それがどこにあるのか探すということがとても手間になるということです。2つ目は、紙を見ながらの社員による手作業や目視に依存した業務であることから、見落としや計算違いといったミスがある程度発生してしまっていたということです。
以上の2つの課題について解決すべく、システムの導入が会社の中で検討されるようになっていきました。
・紙媒体で出退勤の管理を行っているため、情報を探すのに手間がかかる
・出退勤の管理で見落としや計算ミスが生じている
改善した方法
TimePro-VGを導入した
TimePro-VGとは
TimePro-VG（タイムプロブイジー）はオンプレミス、クラウドどちらにも対応した多様な働き方を実現できる勤怠管理システムです。基本的な計算はもちろん、法令違反のチェック、見込み残業のシミュレーションなど、多角的なアラートで労務リスクから企業を守ります。
https://www.tis.amano.co.jp/product/timepro-vg/
勤怠時間の打刻に加え出退勤に関する各種申請もシステム上で出来るようになった
上記課題を解決するために、紙での運用を全面的に廃止し、システムでの管理に移行する方向で検討が始まりました。
勤怠管理システムといってもたくさんあったのですが、いくつかの候補を検討する中で、取引先の会社で使いやすいと紹介されたTimePro-VGというシステムを導入することを決めました。
このシステムでは、勤怠時間の打刻をシステム上で打刻できることに加え、出退勤に係る各種申請も管理できます。そのため、申請書を棚の中から探すという作業がなくなりました。
給与計算も自動で行えるようになった
また、給与計算も自動で行われるため、時間計算におけるミスがなくなりました。
事前のリスク管理も出来るようになった
導入にあたって社員への教育を行ったのですが、システム内で申請と承認のプロセスを行うことから、その部分での説明に時間を使いました。その他、残業時間に関して、法令違反のアラームを設定できるので、事前のリスク管理も可能になりました。
評価
適切な改善ができ、課題は解決することができた
今後の目標
よくある質問などをまとめて全体で共有していく
紙での運用からシステムでの運用に変えたことで、勤怠管理におけるミスが減った他、業務の効率化が図れているように感じます。
また、勤怠管理における法令違反のリスク把握ができるため、リスクマネジメントも適切に行えています。
課題としては、システムの使い方が分からない、といった問い合わせが本社に入ることが多くなったことです。
導入時に社員教育は行っているのですが、概要や主な機能の説明であるため、今後は「よくある質問」等をまとめて、全体に共有することを考えています。