Google Cloud・Dropboxを導入して、管理業務の簡単に把握できるようになった

改善したきっかけ

当社は、地元ゼネコンや中小企業工事現場の定期修繕工事の請負等をおこなっています。

社員は50名ほどですが外注下請け業者を含めると数百人になることがあり、日報管理や名簿管理が複雑になったので、デジタル化する必要があります。

具体的には今までは下請け業者に手書きや印刷された名簿をファイルにまとめていますが、再度下請けとして雇用するときに改めてこちらが名簿をつくりなおしたりして請負先の企業様に必要書類を提出する必要があり、作業効率が大変悪いです。

また数百人となると、だれがどこの現場にいってどれぐらいの時間作業をしているかの把握が完全には不可能になった点も課題です。

特にどこの現場がどれくらいの工数かかっているのかというのは、中小企業の請負工事にとって非常に重要な点であり、今までは担当者が電話やラインで確認していることが多く、時には連絡が遅い下請け業者も多く、情報取得のタイムラグが多いです。

・多人数の工数管理・名簿管理を手作業等で行っているため、効率的に行えていない
・工数確認が電話及びSNSで行っていることが多く、情報取得のタイムラグが多い

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各下請け業者には、代表の方に専用共有ソフトで日報の入力を行ってもらい、そのデータを自動で収集するシステムを構築いたしました。

これによって毎日作業員の方が作業を終えた後、日報を入力してもらうことによって今どこの現場がどれぐらいの工数消費しているかという情報が一目瞭然になりました。

名簿管理についてはExcelでデータを入力し、こまめに変更しなければいけないセルのみ編集できるようにしてミスがないようなデータを作りました。

また現在の年齢等は関数を利用し、一年後に同じ名簿を利用するときの入力の手間を省きました。また、今までと違って名簿をデジタル化することにより書類等を用意するときの速度が格段と上がりました。

改善してよかった点として、一番良かったのは日報の管理、名簿の管理の時間短縮が図れたことです。

今までは事務員としてこの作業にかなりの負担を感じていたので、その点が簡略化されたのは非常に良かった点になります。またこのシステムの導入によって、今までよりさらに多くの下請け業者を雇用することになっても柔軟に対応できるかと思います。

今後の改善点としては、各下請け業者がこのシステムを理解してなかったり、使い方が良くわからなくて結局従来のアナログ的な方法で対処してしまうことが考えられるので、その点をよく説明し理解してもらえるような対応を行おうと考えております。

また可能であれば、さらに簡単に入力できるような日報システムを導入し、できる限り下請け業者にそれを活用してもらえるようなシステムづくりに努めたいです。