グループウェアを導入したことで紙書類を電子化でき、回覧する作業が楽になった。また閲覧確認が簡単に出来るようになった

改善したきっかけ

当社は、医療機関へ医療機器販売を行っております。

卸売り業者という立場での仕事となるため、かなり多くのメーカーとの取り引きがある会社です。

毎日のように、新製品の発売連絡や価格の変更の案内、納期の連絡などが各メーカーさんから通知されます。

特に重要な情報については数年前まで昔ながらの方法で、これらの連絡を紙で回覧し印鑑を押すという方法で回覧していました。

古い人間は、慣れていたので問題なかったのですが、パソコンに慣れた若い世代が増えてきたことにより、若い世代での情報共有が疎かになっているのが明らかでした。

そのように中、ある社員が顧客への重要な通知事項を読み逃し顧客とのトラブルが発生してしました。

若い社員からメールでの通知を望まれたので、メールでの通知をするようにしましたが、やはり読み逃しが発生してしまいます。

・情報共有が適切に行われておらず、重要事項の連絡が出来ていないことからトラブルが発生した

社内グループウェアの導入を検討しました。今まで全て紙で行っていた会社でした。

各種申請事項、重要回覧、メーカーからの連絡。メーカーからの連絡事項のファイリングなど多くの物が紙で運用されていました。これらの物を、電子運用することを検討しました。

これらの改善には社内グループウェアの導入が最も簡単にかつ全員が使いやすいと結論付け導入に踏み切りました。

まず、社内で電子化する部分についての検討を行いました。小さな会社なので、社長と直接打ち合わせを必要とするような重要な書類については紙での運用と電子の運用を併用することを検討しました。

それ以外の書類については、申請及びメーカーからの連絡などに関して優先的に電子化を実施いたしました。

また、電子化した書類は即時に携帯で部課長は決裁をできるようにすることでタイムロスをなくすようにしました。携帯での決裁は効率をあげることに成功しています。

回覧した内容の確認ボタンがあるため、誰が読んで誰が読んでいないか即時に調べることができるため、特に重要な内容に関しては既読を促すことで情報が回らないということが減りました。

また、決裁事項を携帯でできるようにしたので、即時に決裁できるようになり時間効率が上がりました。しかしながらパソコンに疎い人間もいるのが会社で、逆に古い人間に関しては既読が進まないという現象が発生しました。

古い会社なので、年齢が高い人間はExcel程度しか使えないため、その部分が課題として残っています。