Dropboxでファイルをクラウド上で管理することによって、使用媒体を意識せず、情報共有することが出来るようになった

改善したきっかけ

当院は、健診施設です。

健診施設なので年間・月間・週刊スケジュール等様々な予定が複数存在していました。

すべての社員へのPCが配布されておらず、やむなくエクセルで作成したデータを紙に印刷し配布する事で情報共有を行っています。

最近はSDGS等もありもっと便利に資源を無駄にしない方法を検討しています。

課題としては、どのように情報を管理し共有するかという事でユーザが簡単で分かりやすく便利に利用できるものは何なのかを社内で打合せを行います。

社員全員がかならず持っている携帯電話を利用して対応できないかという事になりWebサービスを利用する事で解決する方向性になり、課題としては、社員の携帯電話を業務で利用する事に対しての抵抗感がある事です。

・スケジュール管理の効率が悪い

クラウドストレージ、共有、電子署名、ドキュメントの追跡、バックアップといった機能で、Dropbox は仕事とプライベートの効率をアップします。
https://www.dropbox.com/ja/

改善した内容としては、今まで紙で出力していた業務予定データをDropboxにアップロードし社員はこのファイルを参照する事で情報共有する事としました。

主に共有する情報としては各種予定表、各種連絡先データ、各種業務マニュアル等です。

改善するにあたり、社内用のメールアドレスを作成します。作成したメールアドレスを各社員に配布し、Dropboxインストール手順書に従いセットアップしていただきます。

ガラケーでもWebブラウザが閲覧可能なので、スマホでない場合でもある程度利用可能です。

アップロードするファイルは原本ではなくPDFファイルにする事で改ざんを防ぎます。

ファイルが更新された事についてはメールで一斉送信して対応しています。

改善してよかった事は無駄な印刷が大幅に減少しました。年間で計算しても、A4用紙の発注枚数が劇的に減りました。

また、Webサービスについての社員の知識が増え、ITリテラシーの向上がみられました。

新たに発生した課題としては、ファイルを閲覧するだけでなく、会議室の管理やスケジュール管理について、もっと便利にしたいという声が出てきたことです。当初は予算０円で対応を検討していましたが、高機能なWebサービスの利用には費用が発生します。今後は費用効果を考え・方向性を検討する予定です。