改善したきっかけ
当社は、日用品および雑貨品の卸売会社で全国に物流倉庫があります。
資産計上している情報機器が全国の物流倉庫にあり、３ヶ月の四半期の決算時にその資産の現存確認をする必要があります。
その作業は前回の資産台帳から対象機器を抜き出して、設置場所ごとのシートに分割し、そのデータを各地にいる管理部や物流部の人に渡して、その機器が実際に存在しているかを目視で確認するという内容です。
しかし、各地で実際に確認する人はシステムに詳しい訳でないので、サーバやルータと文字で存在確認をお願いしても実際に設置している機器が本当にそれかどうかわからない状態です。
そのため、毎回のように問い合わせがあり、非常に時間がかかっています。
また、口頭で説明してもはっきりと伝わらずに、中々業務が捗らないです。
・資産確認作業が効率的でない
改善した方法
SKYSEA Client Viewを導入した
SKYSEA Client Viewとは
Ｓｋｙ株式会社のSKYSEA Client Viewは、情報漏洩対策や安全なテレワークの実現など、企業・団体のIT運用管理を支援します。
標的型攻撃やランサムウェアなどのサイバー攻撃、PCの誤操作やデバイスの紛失といった人為的なミスなど、組織は情報漏洩リスクと常に隣り合わせです。SKYSEA Client Viewは組織の重要なデータを守るため、情報セキュリティ対策の強化とIT資産の安全な運用管理を支援する各種機能・ソリューションを提供いたします。
https://www.skyseaclientview.net/
本部で一括して現存確認を行えるようになった
資産管理ソフトであるSKYSEAを活用しました。サーバやルータなどのネットワーク機器は、滅多な事では移動させないし、電源をオフにする事もありません。
そこで、資産管理ソフトで対象機器の稼働確認が取れれば、現地の担当者が目視確認しなくても存在するというようにしました。
これには、決算を司る財務部門や外部の会計士にも相談し、この方法で了承を頂いております。
また、予備機など通常は使用していない機器も資産管理ソフトに登録するようにしてます。
機器の写真とその設置場所や保管場所もあわせて登録する事で、機器の稼働確認が取れない場合、それらの情報で現物の目視確認がしやすいようにしました。
基本的には、この方法を活用する事で、本部で一括して現存確認をして各地での負担軽減に繋がっています
評価
適切な改善ができ、課題は解決することができた
今後の目標
資産登録時のフローの確立と資産移動・廃棄時のフローの確立を行う
まず、本部と各地での作業負荷をかなり軽減する事ができました。導入前は約半月かかっていましたが、導入後は一週間程で作業を終える事ができます。
また、導入前は実際の機器がわからないため、あるだろうという曖昧な推測で、現存ありと返答していた部分も多々ありましたが、導入後はその精度もかなり向上しました。
今後の課題は、新規に導入した資産の登録時のフローを確立させることとと資産の移動や廃棄の場合のフローを確立させることです。