勤革時を導入したことで、勤怠管理のセキュリティ面が向上し、利便性も向上した

改善したきっかけ

当社は、ソフトウェア開発に強みのあるIT企業です。

勤怠管理の仕方がExcelの勤務表に出勤時と退勤時に記入を行い、会社の共有フォルダに配置する方法を取っていたが、社員から改善の要望が多く上がっています。

問題点としては、共有フォルダに配置している為他人の勤怠状況を簡単に確認出来たりとやろうと思えば他人の勤怠情報を改ざん可能であったりとセキュリティ上の問題が多いです。

社員が勝手にフォーマットを変更し、勤怠の給与システムへの取込が行えず問題の特定に時間がかかったこともあります。

また、在宅ワークが多くなっている昨今においては、勤怠管理の厳密化を行う必要が生じてきており上長の承認を得ずに自分で好きに勤怠を修正できる、Excel管理の仕組みは是正を行う必要があります。

・勤怠管理の方法にセキュリティ上の問題がある

勤革時とは

“シェアNo.1”の勤怠管理システムを1ID300円～利用可能。クラウドだから最新の勤怠状況をリアルタイムに集計・確認。直出直帰の従業員勤怠も正確に管理でき、複雑なシフト管理にも対応。
https://jpn.nec.com/king-of-time/index.html

web上で打刻を行うことが出来る勤怠管理システムの導入を検討した。数個の勤怠管理システムが候補に挙がったが、市場シェアが高く使用している給与システムとの連携が考慮されているKINGTIMEの勤革時と言う勤怠管理システムの導入を行うことになりました。

本システムの導入により、出社時と退勤時にwebから打刻を行うことが出来るようになり他人の勤怠状況を勝手に見たり、改ざんを行うことが出来なくなりセキュリティが担保されるようになりました。

また、勤怠の修正も上長の承認が必要となり、GPSによる打刻位置も記録されるようになったため今まで抱えていた課題も解消されました。

更には有給の申請や残有給時間なども、今までは管理が曖昧であったが全てシステム上で行えるようになり利便性も格段に向上した。

勤怠打刻等、システムの動作的には全く問題はないが、給与システムとの連携が初期マッピングではどうしても上手くいかず、現在はExcelのVBAマクロを間に入れることによりマッピングを行っています。

無駄なツールを間に入れているため、勤革時側でマッピングを変更することで対応を行えるように改善を予定しています。

ベンダにも相談しているが、標準機能では難しそうなので改善による費用対効果等を見つつ効果がありそうであれば取り組んでいきたいです。