Asanaを導入して複数の業務を効率的に行うことが出来るようになった

改善したきっかけ

自身は、不動産大家業と人材業を営む会社の社長秘書室で働いています。

マルチタスクであったのでタスク管理に悩んでいます。社長のご意向に沿うようにするにはスピード感がもとめられたが、業務内容が多岐に渡るため、どれから手をつけていいのかと迷うことが多いです。

毎日紙に書き出していたが書ききれず整理の時間がすごくもどかしいと感じていました。

日中に飛び込んでくる仕事をどうタスクの中に組み込んでいけばいいか可視化がしきれず、あっちの仕事もこっちの仕事も気になって、結局1つの仕事に集中できずにいました。

結果、仕事の精度が粗くなってしまったり、スピード感が遅くなって社長や社内外の方にご迷惑をおかけすることも多くなっています。

考える仕事に時間を使いたかったのですが、今ひとつどう時間をみつけていけばいいかわからないと思いながらも目の前の作業を焦って進めています。

・業務内容が多岐に渡るため、一つ一つの作業時間が足りない

Asana を使えば、いつ、どこにいても仕事ができます。Asana を活用して、各地のリモートチームや組織全体の、目標やプロジェクト、タスクへの集中力を維持しましょう。
https://asana.com/ja

改善以前は全て紙に書いて管理していたが、書ききれない・優先順位の順番もすぐ切り替わるので上手く整理ができませんでした。Asanaというタスク管理ツールを使うことですごく頭が整理されました。

タスクの分類も自由に決められるし、付箋のような感覚で自由に動かせるので優先順位による上下の入れ替えなども可能。社内の人に依頼したい仕事や社内外に依頼してて返答待ちの仕事、自分がやる仕事などを細かく分類していました。

日付やメモを書き込めたり、他のアカウントを持ってる社内の方がいれば共有も可能、カレンダーなどで進捗管理もできます。

対応済のものはアーカイブもできるため、ワークスペースを常に整理できるので、対応済のチェックをつけて1日の終わりにアーカイブにして自分の1日の処理量を確認していました。

PCだとWebから、スマホはアプリもあるのでどこでも書き込みや進捗を確認出来るのがいいところだと思います。 Chatworkのタスク管理ページやtodolistも使った経験がありますが、直感的に使いやすかったのが良かった点です。

よかったことはタスク整理にすごく役立ったことです。前の日にタスクを書き出して、誰に依頼するか、いつリマインドするかなども含めて整理することができました。

PCでのデスクワークが大半だったので、仕事中は常に画面を開いて依頼が来た時点ですぐタスク化し、優先順位を入れ替えることができました。

アルバイトの方へ振りたいタスク、返答待ちのタスク、対応済のタスクなど縦横上下に自由に、ドラッグ＆ドロップで動かしてリスト化できるので直感的に使いやすく頭の整理がしやすかったです。

結果、目の前の1つ1つの仕事に集中することが出来ました。緊急の依頼にも、優先順位を組み直して落ち着いて対応することができました。

使い方次第ではもっと便利に効率化できるのではと感じていました。