改善したきっかけ
当社は、医薬品製造業を行っております。
私が所属するグループには、20名ほどのメンバーがいます。 メンバーそれぞれが個々に仕事を進めているのですが、各人が毎月50枚ほどの請求書を処理しています。
1枚の請求書を処理するにあたり、見積依頼書作成、見積書受領、発注書作成、納品書受領、請求書受領、支払処理、書類保管（見積依頼書、発注書、見積書、請求書、納品書）が必要で、各工程で上長や、金額によっては複数の上長や、購買部門の承認が必要になります。
しかも、下請法に抵触する会社か否かで、支払期日が異なったり、発注書のフォームが異なるなど、細かい指定があります。
メンバーにとってこの精算業務は付随的な業務と感じているにも関わらず、 作業量が多いうえに下請法や金額により承認ルートが異なるなど、細かな違いがあり、やり直しになることも多く、ストレス原因になっています。
・請求書処理業務の承認手続きが効率よく行えていない
改善した方法
Concurを導入した
Concurとは
SAP Concurは、 クラウドを使用した経費精算、請求書管理、出張を自動化するシステムです。
https://www.concur.co.jp/
Concurというシステムを導入しました。
自動で発注までされるようになった
見積書を登録すれば、自動で発注までなされるシステムを導入しました。
また、業務完了後に「検収」をすれば、期日までに支払いがなされるようになっています。
見積書を登録する際は、業者名を選択することで、下請法か否かを判別し、発注書や支払い期限が自動的に選択される仕組みになっています。
また、金額を入力するので、承認者・ルートも自動で選別し、対象者にメールで通知し、システム上で承認する仕組みになっています。
なお、このシステムを導入した際、当社では「支払い通知」という仕組みを採用したので、支払い先請求書を作成・発送する必要がなく、作業効率の改善や一部経費削減に寄与したとお聞きしています。
評価
適切な改善だったが、一部解決しなかった
今後の目標
更に作業を効率化させる方法を検討する
作業時間や作業ミスの軽減に大きく貢献された一方で、もっともっと作業を効率化できると考えています。
当グループでは、見積書のフォーマットを決めているので、金額や業者名、納期など、現在は手入力している内容も、RPAとかけ合わせれば、すべて自動入力することができるようになります。
そうすることで、ミスが減りますし、より作業効率を上げていくことができるのではないかと考えています。 （担当者は入力内容に間違いないかをチェックするだけ。もちろん、そもそも受領した見積書が適切かを判断する必要がありますが・・）