改善したきっかけ

当社は、通信インフラ会社です。

コロナ禍により出社が制限され、全社的に在宅・リモートワークが推進された（コロナ前は毎日出社であったが、コロナ後は出社は月数回程度で残りの勤務日は在宅となった）。

これまでは業務時間・隙間時間・休憩時間にオフィスで何気なく・直接会話できていたが、リモートワーク環境下ではそれができなくなり、下記2点が課題となっている。

① コミュニケーション・相談手段が電話 or メール or WEB会議となり，ちょっとした相談のハードルが上がり、業務の効率性・生産性が大幅に低下している。

② 特に若手社員・新入社員を中心にコミュニケーションの希薄化・孤立感が進み、メンタルが病んでしまう社員・長期休業する社員・会社を辞めてしまう社員が多発してしまっている。

改善した方法

Microsoft TeamsとSlackを導入した

Microsoft Teamsとは

Microsoft Teams　家庭でも、仕事でも、学校でも、一緒なら可能性は驚くほど広がります。Microsoft Teams なら、もっと多くが可能に
常につながって、共有コンテンツにいつでもアクセス。学習、計画、イノベーションを、一緒に進めましょう。

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

ビデオ会議、ミーティング、通話 | Microsoft Teams

一緒に仕事をすることが、Microsoft Teams ならさらに簡単に。ツールとファイルは常に 1つの場所からアクセスでき、自然につながり、常に情報を整理し、アイデアを実現できるように設計されています。

www.microsoft.com

Slackとは

Slack で生産性を高める鍵は、あらゆる仕事をトピックごとに整理できるチャンネルというスペースです。関連するメンバー、メッセージ、ファイルをすべて 1 か所にまとめることで、仕事のスピードが劇的に上がります。

https://slack.com/intl/ja-jp/

AI による業務管理とプロダクティビティツール

Slack は、チームで使う新しいコミュニケーション方法です。メールよりも速く、よく整理され、安全です。

slack.com

タスク管理の効率化が行えた

我々の会社では、下記2つのサービス・ツールを導入して、上述の課題に対応した。

業務効率化・生産性向上を行うことが出来た

チャットツールとしてSlackを新規に導入

リモートワーク環境でも、従来通り同じオフィスにいる感覚で相談・議論ができるようにSlackツールを組織で導入した。これにより、わざわざ電話・メールをする手間が省け、業務効率化・生産性向上に寄与できた。

また、チャットツールの特性である、会話しているメンバ以外も状況をメールのCC的に把握できる点やセキュアなデータ・ファイルの授受ができる点（メールと違って送信取り消し機能を有するため誤送信時の影響を低減可能）も副次的な効果として得られた。

気軽に相談できる環境を作ることが出来た

また、特に若手社員のコミュニケーション活性化課題に向けては，オンライン会議ツール (Teams等) を1日中オンライン開催にして、いわゆるバーチャルオフィスのように、何かあれば気軽に相談できる環境構築を実施した

評価

適切な改善ができ、課題は解決することができた

今後の目標

ツールを利用しないメンバのケア策を検討する

当初はコロナ環境でも効率的に業務が進められるようにとチャットツール・オンライン会議ツールを導入したが、これをきっかけに仮にコロナが収束した後でも、社員にとってよりフレキシブルな業務環境の提供ができた。

例えば、これまでは往復5時間かけて、Face to Faceで実施していた地方の方との会議もオンライン会議で代替でき、時間・コストの効率化が図られた。

一方、社内にも当該ツールを「使いこなせるメンバ」と「使いこなせない・こなさないメンバ」が二極化してきており、今後は後者のメンバについてもケア策を検討する必要がある（ツール使い方勉強会の実施など）