マニュアルをExcelでシートごとに分けて作成することで分業制を行うことが出来るようになり、作成期間を短縮出来るようになった

改善したきっかけ

当社は、金融に強みのあるSIer企業です。

従来のマニュアルにつき、昔ながらのワープロソフトで必要事項を記載していく形で継ぎ足し継ぎ足し更新されていたが、ページ数が２００近くとなり、更新が難しい状況であった。

また、更新の都度目次の更新もしなければならず、その手間も大変であった。結果更新するたびに誰かが残業しなければならないため、時代にもそぐわない状況であった。

そのため、従来から職場の固定概念であったマニュアルはワープロソフトで作成するといった発想から見直した上、職員全員が使いやすいマニュアルに構築し直す必要があった。

その当時担当だった自分にマニュアルの更新要望があったため、上記の問題点を自分なりに改めたマニュアルを構築することとしたため。

・現在のマニュアルが非効率であるため、新しくマニュアルを構築したい

沢山ある仕事を細かく分類分けして、職員なら誰でも使えて更新も可能なエクセルにシートごとに書き出す方式を採用した。

その際、1つのシートでは両面1枚分の内容にとどめることと決めた上で、文書ではなくチェックリスト形式を採用し、先輩方が過去に作成したものを可能な限り引用することにより、自分がしなければいけない作業を極力減らした。

また、出来上がったマニュアル案の内容チェックについては、担当部署が責任を持ってチェック作業を行うこととして分業制を採用したため、自己の作業にかかる負担はマニュアルのフォーマット部分のみとなり、作成期間を短縮することができた。

完成後は、業務を統括する部門が責任を持ってメンテナンスすることとなり、その点でも責任を分業することができた。

若手職員は、通常はパソコンで必要なシートを閲覧し、印刷が必要な時に必要なシートのみ印刷するので、用紙の節約されており、結果経費の削減ができた。

また、毎年更新作業が実施されており、マニュアルが内容的にも必要性が認められていることが分かった。

ただ、シンプルにするために詳細を省略したところがあり、若手職員がその点を調べることなく先輩職員に聞く姿をたびたび目撃しており、今後はそういった点をフォローする必要があると実感している。