人員の採用が難しいと判断し、RPAツールであるPower Automateを使って自動化できるものはとにかく自動化した。

改善したきっかけ

当社では美容健康機器の製造販売を営んでいるが、採用がなかなか進まず、退職者も出たため、業務がひっ迫しそうだった。

このままでは業務が過多になる分、残業などでカバーするという方法もありましたが、昨今の労働環境については、「残業が多い」「継続的に発生している」といった状況になっていると、人事・労務から厳しく指摘を受ける。

そうなると残業でカバーをすることも採用で人を採るということもできず、最悪業務に支障がでてしまうため、そうなる前に無駄な工程をなくすしかないと思い業務改善を考えました。

改善においてもあまり人員を避けないため、比較的簡易なRPAツール等を使用し、定型業務をできるだけ自動化させようという流れで選定した。

具体的には、システムのログインからデータのダウンロードや入力、取込など、自動化できるパターンを作って、ボタン一つでできるようになりました。

Power Automateとは

反復作業とペーパーレスプロセスを合理化できるため、最も必要なことに集中できます。
https://powerautomate.microsoft.com/ja-jp/

自動化をした結果、個人の作業を月約10時間削減することができました。時間の削減も改善効果ですが、フローを作成すれば、作業にミスがなくなるので、そういった効果も大きいと思いました。

Power Automateは便利なRPAツールですが、複雑な工程は自動化ができなかったり、アプリ版はパソコンのスペックによっては、作業が遅いなどの難点があります。

また、それなりのコンピューターリテラシーが求められるため、Excelのマクロの仕組みがわかるくらいの知識は必要となります。