改善したきっかけ

当社は、金融機関の基幹系システムを受注するIT企業です。

社員に対して、担当システムのセキュリティ取り組み状況を定期的に確認するためのチェック資料の作成・集計作業が課題。当該作業は業務要件・概要はマネジメント側も理解しているものの、非常に俗人的な作業で作業担当が限定されており、引継ぎ時いつも問題になっている作業になっている。

難しい業務要件故、作業結果のチェックも非常に煩雑で引継ぎ後の作業成果物品質は低下する。

これが年二回、実施が必要でかつ、監査実施項目でもあり担当がアサインできないという課題を抱えている。

特に今回は、担当者が退職することになり引継ぎを正確に行わないとならないというひっ迫した状況となりシステム化を検討した。（ただしマネジメントにはシステム化の構想はなく、自身を作業引継ぎ担当としてアサイン)

改善した方法

Excelのマクロ機能を利用した

Excel VBAとは

Visual Basic for Applications (VBA) for Office を使用すると、これらの作業を実行し、さらにそれ以上のことを実現できます。VBA for Office は、単純でありながら強力なプログラミング言語であり、Office アプリケーションを拡張するために使用できます。

https://docs.microsoft.com/ja-jp/office/vba/api/overview/excel

Excel Visual Basic for Applications (VBA) リファレンス

Excel ソリューションの開発に役立つ概念の概要、プログラミング タスク、サンプル、およびリファレンス。

learn.microsoft.com

資料作成の効率が上がった

このスキルを前任から引継ぎ後、当該情報が社内のいろいろなところに分散していることが分かったため、システム的に入手可能な環境がないかを確認。

そののち集約・整理するVBAマクロを設計。データの入手作業もボタン一つで可能とし、集計・整理作業については作業毎にユーザ要件で変更となる項目をパラメータ化することで、ツールの保守性も高くすることができた。

また、当該作業はマニュアルを整備し、作業目的・必要となるデータのありか・作業手順を図解入りで文書に落とし込み、誰でも同じ品質で作業を実施できるように対応した。

その結果、作業工数は約１週間に短縮され、作業結果の品質も向上。人依存とならない作業までブラッシュアップできた。

評価

適切な改善ができ、課題は解決することができた

今後の目標

人事制度が変更になった場合の対応も検討する

人事制度が変更となった場合はマスターファイルのレイアウト・構造が変化することから、ツールに大きな改定が必要となる。社内人事制度が数年変わらなかったのでその考慮が抜けていたため、自身からの引継ぎ後のツール改定で少し苦労をしたと聞いた。

ただし、当該考慮をロジック・マスターファイルの入れるのはとても難しい考慮が必要だったので現時点では止む無しかと思う。

まだ自身も在籍していたので、VBA開発担当に対して、改定ポイント、ロジックを打ち合わせで伝えることができた。