改善したきっかけ

当社は、電機メーカーです。

当社の承認作業はスタンプラリーと言われていて、いろいろな部署の管理者までいることを確認してから足を運んで、説明してコメントがあれば修正してからまた再提出してという繰り返しを実施していたために、上層部のスタンプラリーが終わるのに1か月以上かかっている。

また上層部へのこの伺い出が通らないと、契約に向けた契約部門との調整が出来ず、この書内のやり取りだけで3か月はかかるシステムになっている。

契約は単年度契約が多く、相手先との調整まで含めると、同様な状況でさらに3か月を有することから、活動開始から終了まで冬休みまで入るため5か月程度となり、さらに部材の発注とその調整や納期の調整まで入るためにさらに1か月以上を有し、実質出来る作業は3～4か月程度となって、作業者に相当な負担がかかっている。

改善した方法

ワークフローシステムを導入した

各部署に直接伺い、審査してもらうことが無くなった

ワークフローシステムを、各作業フローに導入され、各部署の管理者がいないと審査いただくための提出が出来ないというシステムから脱却した。

このため、無駄にいろいろな部署に出向いてハンコをもらうシステムがなくなり、やっと担当者が時間を確保できるようになった。このシステムには、審査を滞納するとフォローしてくれるシステムも付属されており、フォロー作業もなくなった。

審議を自動化出来た

このシステム導入によって、ワークフローシステムにインプットする作業は増えたものの、提出すれば、管理者によるコメント/差し戻しがない限り、審議を自動で進めてくれる。

ただ、まだ改善余地のある点があり、差し戻しがあると、最初からワークフローをやり直すシステムになっており、今度はワークフローを以下に差し戻しなく通すかという改善が必要になった。

評価

適切な改善だったが、一部解決しなかった

今後の目標

差し戻しの際、最初からやり直しになることへの対応を検討する

改善してよかったことは、色々な部署の管理者が席にいるかどうかを確認してから説明に伺うという手間暇がなくなったことである。この労力は非常に大きく、労働時間を占める点であったため、この改善点は非常に大きかった。

ただ、新たな課題は発生しており、このワークフローシステムは、差し戻しがあるとまた最初からやり直しになるという点である。

差し戻しがあったときに、コメントした部署は修正されることで問題なくなるが、他部署にとっては問題になることがあり、最初からやり直しになる、という理論である。審議する部署をもっと少なくする等の改善が必要であるが、まだその予定はたっていない。