改善したきっかけ

当社はネットワークインフラに強いIT企業です。

社内でのチャットツールを利用している際に、過去のメッセージやチャットツール上のデータが参照できないとクレームがありました。

このチャットツールの保存期間は３か月のため、３か月以上過去のメッセージやデータ（オフィスファイル等）を参照したい場合にデータがなくなっているケースが多発。

重要なデータや後々使うかもしれないデータはローカルに保存するよう指示を出したものの、社内周知までは至りませんでした。

そこでメッセージやデータの保存期間が無期限のチャットツールサービスを導入することになり、業務に支障が出る場面も少なくなかったので、私が掛け合い予算をつけてもらい、現在使用しているチャットツールよりもややコストが高くなるチャットツールを探し利用しています。

改善した方法

Mattermostを導入した

Mattermost

Make your work flow
Finally, an open source platform for developer collaboration. Secure, flexible, and integrated with the tools you love.

https://mattermost.com/

Mattermost | Secure Collaboration for Technical Teams

Accelerate mission critical work in complex environments with a customizable, self-sovereign collaboration hub.

mattermost.com

過去のデータを参照できない問題が改善された

ここで導入をしたのが「Mattermost（マターモスト）」というチャットツールです。

以前は「Slack（スラック）」というチャットツールを利用していましたが、知り合いの会社で「Mattermost」を提供しているとのことで導入を決定。

差異としては、Mattermostはサーバへインストールして利用するタイプなので、極端な話、サーバの容量が開いてる限り、データ領域として利用することが可能でした。

このことにより、メッセージの保存期間やデータの保存期間に制限がなくなり、過去のデータを参照できないといった問題が改善しました。

取引先から「半年前にお願いした案件」と言われても、メールだけでなく、当時の社内での方針等も後追いで確認が取れるので重宝しています。また、使い慣れていた「Slack」と操作感は変わりないので、社内からも好評です。

評価

適切な改善ができ、課題は解決することができた

今後の目標

特別なデータの保全方法を検討する

新たに生じた問題点として、データが消えないということもあり、社員が特別なデータに対する意識の保全面の低下が結果として露呈しています。

業務上の大切なデータが集中してしまっているので、万が一Mattermost（サーバ側）にトラブルがあった際に取引先を含めた業務に大きな支障が出ることが懸念されており、バックアップはどう取得するか、そもそも予算付けが可能なのかという問題点に対して早急に対応が必要な状態です。