改善したきっかけ
当社は、水道関係の工事施工、資材販売を行っています。
工事部門の社員は現場に直行直帰することが多くあって、私の部署が定期的に行っている連絡や書類作成などが難しく、庶務的な書類作成に際して依頼するために接触することが中々出来ないため、作業にかかるまでに長い時間を要しています。
メールのアプリは導入しているが使っていない人もいて社員に連絡する手段とはなり得ていません。
また、工事部門の社員から工事で使う資材を購入依頼や購入した後の請求書が届くのですが、複数の工事で同じ資材を購入して余剰がでていたり、前回購入し余ったものがあることを忘れて新たに購入したりと無駄が多く発生しています。
余った資材を倉庫に保管するルールはありますが、好き勝手に置くため、場所がわからなくなってしまっています。
・定期連絡及び種類作成を行うまでに時間を要する
・資材の管理が適切に行われていない
改善した方法
desknet’s NEOを導入し、Excelを活用した
desknet’s NEO
グループウェア desknet’s NEOは、1ユーザー月額400円からご利用いただける国産グループウェアです。スケジュール管理、脱Excel、ペーパーレス、テレワークでのワークフローなど職場の課題をオールインワンで解決できる機能を備えており、462万ユーザーの導入実績があります。
https://www.desknets.com/
グループウェアを導入しました。
パソコン操作が簡単になった
メール、スケジュール、掲示板が主な機能で１つのアプリでそれらを立ち上げられるので、パソコン操作が煩雑にならなくて済みます。
書類作成までに掛かっていた作業を効率的に行うことが出来た
庶務的な資料提出の依頼は掲示板機能で行うことができ、また、その期限をスケジュールの共通欄に記入しておくことで注意喚起できます。
Excelを活用し、資材を適切に管理するようにした
資材の効率的な公認と保管については、Excelで在庫表を作って工事の班長に入力を依頼したり、請求書をもとに庶務が入力していくことにしました。倉庫の保管場所は資材ごとに場所を決め、倉庫に貼り出しました。
評価
適切な改善だったが、一部解決しなかった
今後の目標
工事現場に直行直帰している社員に対して、作業が行いやすい方法を検討する
掲示板やメールについて、統一したことで同じフォームを皆が見ることになって慣れてくるにつれて使い勝手が向上しました。スケジュール機能は、工事間での作業員の割り振りに役立っているようです。
ただ、工事現場に直行直帰していることが多い人にとってはアプリを開く頻度が週に1、2度となり、開くと未読メールが貯まっていて、それをチェックしていくのは億劫な心理になってしまうようです。
未読のまま消去してしまうこともあります。庶務からの依頼で消してほしくないものは、重要とか期限をタイトルに記載しています。
また、何日も連続して工事現場に直行直帰している社員はグループウェアをチェックする機会が減ってくるので、あまり改善に繋がらないことです。その点は、上役から一度会社に顔を出すように指示しています。