改善したい課題
当社ではオフィス製品（事務製品）を購入頂いた新規のお客様に関する情報をCRMシステムへ手入力していたが、難しい作業でないにも関わらずデータの入力ミスや伝達漏れが目立っていたためこれを改善したい
CRMシステムとは
CRMシステム（Customer Relationship Management 顧客管理システム）とは、顧客の情報を一元管理できるシステムを指す。主に顧客ニーズを把握し、適切なタイミングで商品を提案・提供することが目的です。
問題
- 単調な作業なのにデータ入力ミスが多い
- 顧客へ誤った情報を伝えてしまう（信頼の喪失）
- 作業員の無駄な時間の削減
改善ができれば高い効果が期待できる
CRMシステムへの顧客情報の登録は20名程の社員が入力していたため改善できれば大きな効果が見込める。（入力は顧客1件あたり20分弱だった）
顧客情報は営業からの帳票や他システムの情報を見ながら入力をおこなっているため、単調な作業も多いが、ある程度考えながら作業しなければならない部分もある。
改善内容
RPAツールを使って少しずつ確実に自動化を進めた
RPAツールであるAutomation Anywhereを使って改善しました。
自動化は教育を受講しながら進めた
社員には事前に教育を受講してもらいながら、本人たちが通常の業務を実際にPC操作をしながら、新規顧客情報の帳票を見ながらマウスやキーボードの動作を覚えさせながらそれをプログラミングをしていきました。
導入したツール
Automation Anywhere
オートメーション・エニウェアは、人がアイデア、思考、フォーカスを用いて企業を強化できるように支援します。私たちは、世界で最も洗練されたデジタルワークフォース プラットフォームを提供し、ビジネスプロセスを自動化し、人を定型的な業務から解放することでよりよい仕事環境の実現を支援します。
https://www.automationanywhere.com/jp/
具体的にどのように自動化したか
例えば、新規顧客名を入力する項目の所にカーソルを移動させて、顧客名を入力する。
その後新規に顧客コードを付与する、その後住所を入力するために他のマスタを参照するためにマウスを別の画面をクリックさせるという様な一連の定型動作を暗記させて、それをベースに簡単なプログラミングをさせるということを行います。
これにより、社員の単調な作業が自動化され、無駄な時間や作業ミスの低減が図れました。
評価
適切な改善だったが、一部解決しなかった
全ての作業を自動化できなかった
データ入力方法が全て一緒であるということがないので、一部はRPAのプログラミングとは異なった動きになることがあり、100%の自動化まではできておりません。現時点では40%程自動化ができている状況。
今後の目標
現在、作業の自動化率が40%程だが100%を目指す
今後は改善を繰り返しながら自動化率を高めていこうと考えております。