改善したきっかけ
当社は、電気設備の建設会社です。
新しいツールをウェブ上で管理して、パッケージソフトウェアのような端末1台1台にインストールする手間を省きたかった。 オーダーメイドできる専用システムを導入するより、多少カスタマイズするだけで使えるツールを導入したほうが良いと考えた。
以前のツールは画面入力の仕様があまりWindowsライクでなかったので、社員ユーザが入力に慣れることに手間どっていた。また独特の入力仕様に慣れすぎて他のツールやシステムを使用するときに、変にクセが強くついても困るのではと考えた。
サーバーにインストールしたツールをウェブ上で管理し、導入してからさらにツールをカスタマイズしても一斉に変更点を周知して足並みを揃えられるのではと考えた。
・各社員ごとに合わせたツールを使用できるようにしたい
改善した方法
サイボウズ Officeを導入した
サイボウズ Officeとは
サイボウズ Officeは、日本の中小企業向けグループウェアです。スケジュール共有、ワークフローなど、社内の情報共有を支援するかんたんで便利な機能、安心のサポート体制などで、多くの方にご利用いただいています。1ユーザー500円（税別）からご利用いただける手頃な価格も特長です。
https://office.cybozu.co.jp/
サーバーに新しくサイボウズOfficeをインストールして使用することになった。
各個人毎に合わせたツール画面を使用できるようになった
各社員をユーザ登録して社員の役職、所属部署によって使用権限を変えて、該当するツール画面を使用出来るようにした。
予算の見積もりも行いやすい
ユーザ登録数に対して該当する使用料を支払う事で予算を見積もりできた。
ツールの使用状況の管理・権限付与が行える
ツールの使用状況をサーバー1台に対してシステム管理者が確認して、各ユーザの希望、役割に則した使用権限を与えたり権限を外す事をおこなった。
各社員ユーザの端末1台1台を確認しなくても使用状況を観ることが出来た。
社員の入社・退社に応じてユーザ管理を行い、システム管理者が対応すればすぐにユーザを付け足したり、外したりすることが出来た。ツール画面に不便な箇所があるときもサーバーのツールをカスタマイズまたは変更することですぐに一元管理することが出来た。
評価
適切な改善ができ、課題は解決することができた
今後の目標
専用システムの導入を検討する
Windowsライクな画面入力仕様だったので社員ユーザのなかでパソコン操作に不慣れなユーザもすぐに画面操作に慣れて他のパソコン操作にも応用していた。全体的に使用しやすくなったように感じる。
ツールの使用状況を確認するシステム管理者の負担が減ったように感じる。
パソコンだけでなくスマートフォンなどの携帯端末にも対応できたのが良かった。
今後、すぐにではないが会社規模が大きくなったときは独自にオーダーメイドできる専用システムの導入を検討しなくてはならないと感じる。