改善したきっかけ
当社は、アプリ作成や自治体HP運用保守などを行う会社です。
過去に何社か経験してきましたが、IT関連企業でさえ定型・定例業務やデータ集約、月次報告書の作成等については手作業で行っているところがほとんどです。
基本的に手作業で行った場合、時間がかかるだけでなくヒューマンエラーの可能性も上がり、ミスがあった場合に余計その修正に対しても時間がかかってしまいます。
それなのに誰も疑問に感じず当たり前のように過去の手順をそのまま使って、無駄な時間を使って作業しています。
・定例業務の資料作成（月次報告書作成等）を手作業で行っている
改善した方法
Excelのマクロ機能を利用した
Excel VBAとは
Visual Basic for Applications (VBA) for Office を使用すると、これらの作業を実行し、さらにそれ以上のことを実現できます。VBA for Office は、単純でありながら強力なプログラミング言語であり、Office アプリケーションを拡張するために使用できます。
https://docs.microsoft.com/ja-jp/office/vba/api/overview/excel
個人的な考え方として仕事は業務時間内に行うというのが基本なので、そのためには迅速に作業しかつミスを極力減らす必要があり、必然的にツールを作成して自動化するという結論に達しました。
主に定期的に作業するものが対象でしたが、突発的に発生するデータ集計、経営関連資料作成についても作成する時間と作業時間を照らし合わせて、必要であればツール化してます。
Excelのマクロ機能を使って資料作成をツール化した
具体的に一番最初に作った大きなものとしては、中古液晶の輸出を行う際に作成する書類の作成をするツールでした。
液晶の種類は百数十種類もあり、従来の作業ではその都度必要な液晶の(アルファベットと数字で構成される)型番と数をエクセルに手入力しており、書類の作成だけで数時間も要しておりました。
その作業をツール化することによって、その作業を20～30分程度で行うことができるようになりました。
ユーザビリティにも配慮して誰でも使えるようにし、プログラムしなくても必要項目についてはメンテナンスできるようにしたので、現在でも後任者に使用されています。
以降の会社でも様々な作業改善のためにツールを作成しておりました。
評価
適切な改善ができ、課題は解決することができた
今後の目標
いろいろな会社の課題を同じように改善できるツールを提案していく
Excelを使用したので、Excel自体の不安定性に起因するエラーが発生する可能性があり、それをできるだけ抑えるというのが難しい部分ではありました。
ただ基本的には問題なく動くので、作業時間を大幅に減らしミスも削減できるようになったことで、空いた時間を他の仕事や他の人の仕事を手伝うことに充てることができるようになりました。
現在はフリーランスとして活動していますので、いろいろな会社の課題を同じように改善できるツールを提案できればと考えています。