scansnapを利用した結果、会計資料を簡単にデータとして保管できるようになった

改善したきっかけ

当社は、税理士法人です。

会計ソフトへ入力する際に、通帳や領収書などを目で確認して1つずつ入力していたため、かなりの時間を要しています。

また、新型コロナウイルス感染症対策として、テレワークを実施する際に、従来のような紙ベースの確認、入力だと会計資料を自宅に持っていかなければならず、機密情報漏洩などの懸念があったため、テレワークに踏み込めずにいます。

さらに、お客様から預かった資料の現物を確認しながら会計ソフトへ入力していたため、返却までに時間がかかり、紛失に繋がる恐れや会社内のスペースの圧迫に繋がっています。

特に、繁忙期などの会計資料が多く集まる時期は所定の保管場所では足りないことが多々あり、従業員が個別に持っていたりするため、担当者しか会計資料の所在がわからないことがあり、リスクがあります

・会計ソフトの入力作業が非効率かつ物品の紛失に繋がる可能性がある

scansnapとは

毎分40枚の高速スキャンとタッチパネルを搭載し、ワンタッチするだけ。Wi-Fi搭載で、クラウドサービスへも直接連携。読み取りからデータ整理・活用まで一元管理が可能です！
http://scansnap.fujitsu.com/jp/product/ix1600/

会計資料をお預かりした段階で全てスキャンしデータとして保管するようにしました。また、データで貰えそうな売上データや請求書などは紙では貰わずに、メールなどに添付する形で頂くようにしました。

その結果テレワークでも会計資料を持ち帰らずに業務ができるようになりました。全てスキャンもしているので、早めに会計資料を返却することが出来て、会社内の整理整頓にも繋がりました。

さらに、データ化したことによって、会計ソフトへの入力も手入力ではなくcsvの取り込みなどができるようになり、作業時間が大きく減少しました。

改正電子帳簿保存法にも対応が必要になっていたため、お客様にも対応方法を提案しながら、こちらの作業の効率化にも繋げられるようになりました。

会計データの電子データ化にすることにより、作業効率が大きくあがったことに加え、社内のノウハウが獲得できたので、今回の知識を活かし、お客様へ経理業務効率化の提案サービスを始めることが出来ました。

お客様の業種や年代によっては会計資料のデジタル化が難しい場合があることが今回の取り組みで判明したため、こちらからお客様へシステムなどを導入することにより、デジタル化を図りながら改正電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応していく必要があることが分かりました。