改善したきっかけ
当社は、製薬会社の子会社で親会社のサポート業務を行っている会社です。
人材派遣サービスということもあり、企業にとってのリソースとなるのは、人材そのものとなります。
少子高齢化による影響をダイレクトに受けており、人材確保が急務となっている状況で、リソース自体の確保そのものがまずは問われることとなります。
そのような状況下において、少しでも優秀な人材を確保したいのですが、人材管理を迅速に且つ正確に行う必要があり、人材管理システムの導入が必然的に必要となります。
他社よりスムーズな対応を行うことにより、人材サービスとしての良さをアピールしていくことが企業の強みとなります。
今や人材管理はいかに適切な仕組みや制度を構築していけるかに関わってくるわけです。
そのために効率的なシステム利用は必要です。
・人材管理の方法を向上させたい
改善した方法
ExcelのVBAの機能を利用した
Excel VBAとは
Visual Basic for Applications (VBA) for Office を使用すると、これらの作業を実行し、さらにそれ以上のことを実現できます。VBA for Office は、単純でありながら強力なプログラミング言語であり、Office アプリケーションを拡張するために使用できます。
https://docs.microsoft.com/ja-jp/office/vba/api/overview/excel
報告業務の効率化とミス防止を行えた
試験結果の報告業務をIT技術により自動化するにより効率化とミス防止の目的を達成させました。
具体的には、Excelのマクロを使い、各試験の報告業務を定型化させました。
最初に各試験の手順を整理し、試験結果格納前に行う前処理の仕方をできる限り合わせました。
それでも試験の種類によっては例外的な処理（２回の異なる前処理手順を行う）を実施しなければならないものもありましたが、改善前よりかなり整備できることになりました。
その結果、結果ファイルの前処理や処理したファイルの格納及び格納したことの自動連絡メールの発送までをほぼ自動化できる手順に整えることができました。この時に使用したツールがExcelマクロであり、詳しい人に教育してもらい達成することができました。
評価
適切な改善だったが、一部解決しなかった
今後の目標
手順を徹底するための方法を検討する
試験結果の自動化を行う目的のため、手順を定型化したため、手順が分かりやすくなりました。マニュアルも分かりやすくなり、作業の多くは自動化したので、業務は大幅に改善させることができました。
この手順であれば、仮に担当者が変更になっても引継ぎがやりやすいこともメリットです。
課題としては、自動化のため、試験結果のファイル名が異なるだけでも手順が滞ることがある点です。
手順を徹底して頂く（正しいファイル名で返送して頂く）等ことなどが、今後の課題です。