改善したきっかけ
当社は、通信メーカーです。
もともと人事部門の人手がかなり少なく、自分たちで出来る最低限の業務以外は外注委託をしています。
しかしながら、外注の費用が定期的にかかってしまう点や社外とやりとりをする(基本はメールでのやり取りが多かったため)中で、かなりのタイムロスが発生してしまっています。
また、今まで社内でおこなっていた業務もかなりローカルなやり方で実施していたため、担当間での情報共有がしずらかったり、データ入力内容や入力忘れ等のミスも度々発生しています。
そういったことを防ぐためにも、改善できるツールややり方がないか検討し導入することが必要と考えています。
また、人手が少ない中でも社内でやりくりしたいという考えが担当内で出ていたこともあったのも今回の改善のきっかけです。
・外注費が定期的に発生する
・社外とのやり取りでタイムロスが発生する
・情報共有が行いずらく、ミスが度々発生する
改善した方法
ExcelのVBAの機能を利用した
Excel VBAとは
Visual Basic for Applications (VBA) for Office を使用すると、これらの作業を実行し、さらにそれ以上のことを実現できます。VBA for Office は、単純でありながら強力なプログラミング言語であり、Office アプリケーションを拡張するために使用できます。
https://docs.microsoft.com/ja-jp/office/vba/api/overview/excel
まず、今までは人事業務の中でも特に採用活動における応募者とのやり取り、応募者への必要事項の周知、応募者情報の管理を外注しておりましたが、その点を全て社内で対応できるようにし、外注コストを削減することが一つ目の目標でした。
そして、今まで社内で使用していたローカルツールもケアレスミスなどをお越しやすく、業務上あまり効率的とはいえませんでしたので、その部分の改善がもう一つの目標でした。
情報共有がしやすくなり、自動的に行えるようになった
この二つの目標を達成するために、マクロの導入を進めました。こちらは知識を入れる必要はあるものの、導入に費用がかからず、かつデータを自動的に算出・管理できるため、担当間での情報共有もしやすくなり、情報の管理も格段にしやすくなりました。
外注を行わなくても良くなった
今まで情報の入力等に充てていた時間を応募者のやり取りに回すことができるようになり、結果外注もしなくて良くなりました。
評価
適切な改善だったが、一部解決しなかった
今後の目標
マクロの知識を最低限共有する
改善して良かった点として1番大きいのは、やはり外注にかけていたコストを削減できたことだと思っています。
毎年使える費用は限られているため、その部分が削れたことで他の必要経費に回せるようになり、部門全体として有意義に使えるようになりました。
また、工数や今まで起きていたミスがなくなったため、かなり仕事がしやすくなったと感じます。
今後の課題としては、やはりマクロを使える担当が限られているので、知識面を最低限共有しておかないと、何かあった際のバックアップがないということです。
また、応募者との連絡方法や採用のやり方についても、より効率的に動けるように、更なる施策も検討しています。