改善したきっかけ

当社は、自動車部品メーカーです。

私の業務の中で部署のメンバーが発注した部品の値段と、その部品を使用する車種をExcel上に記録しておくという検収業務があるのですが、発注書(使用車種が記載されている)はExcelで保管されていて、部品の値段が記載されている検収書類は紙で保管されているため、いちいち手打ちしなければならず部品発注の個数が多いと時間がかかっています。

また、記載する内容も多いためセルの場所を間違えたり行を飛ばしてしまう可能性もあり、設計業務をやりたいのに経理のような業務を任されていたため、設計業務が滞ってしまうことがあります。

上司に改善を要求したり、検収処理のまとめの意味を問うたりしましたが、改善が見込まれません。

改善した方法

ExcelのVBAの機能を利用した

Excel VBAとは

Visual Basic for Applications (VBA) for Office を使用すると、これらの作業を実行し、さらにそれ以上のことを実現できます。VBA for Office は、単純でありながら強力なプログラミング言語であり、Office アプリケーションを拡張するために使用できます。

https://docs.microsoft.com/ja-jp/office/vba/api/overview/excel

Excel Visual Basic for Applications (VBA) リファレンス

Excel ソリューションの開発に役立つ概念の概要、プログラミング タスク、サンプル、およびリファレンス。

learn.microsoft.com

検収作業をほぼ自動で行えるようにした

最終的にExcelでまとめを作成するため、VBAでマクロを作成しました。

発注書をマクロが書いてあるファイルに取り込むだけで、発注日時や使用車種、部品品番と発注数などをそのまままとめられるように行の入れ替えやVLookupなどの関数を使ったデータの突き当てなどをするプログラムを組みました。

また、部品発注部門とも連携をし、発注書のフォーマットを変更しました。

改善後の手順として、発注書ができた段階でマクロファイルに取り込んでマクロを実施します。検収書が後日来るので、その後、部品の値段だけは手打ちをするという流れになりました。

今後は経理部門とその他システム部門などと連携し、検収書を紙に出す前に値段をまとめられるようなシステムを追加して行きたいと思います。

評価

適切な改善だったが、一部解決しなかった

今後の目標

紙媒体が必要ない環境を作っていく

改善してよかったことは、発注書のファイルとまとめるためのファイルの2つを開いて交互に見ながらデータを手打ちしなくて良くなったこと、データをマクロにかけるので打ち間違いやセルの間違いも無くなったことが挙げられます。

改善できなかったこととしては、紙媒体でくる部品の値段の情報はまだ手打ちしなければならないことです。

今後は検収書を作るシステムの方からデータで情報が送られてくるようなシステムにして、紙の検収書すらいらないという環境を作り出して行きたいです。