改善したきっかけ
当社は、社宅仲介営業の不動産会社です。
不動産業界はアナログな作業の多い業界で、令和の今の時代でもデジタル化が遅れておりファックスで物件の申し込みから契約までおこなっています。
そのため紙が非常に多く使用される職場です。印刷においてのインク代や用紙代のコストも高く、従業員の手書きによる作業ミスも多発しており、申込書の不備が原因で物件を抑えることができなかったり、時には申し込み用紙や契約書の紛失などもあり、セキュリティ面でも問題視されています。
この点はお客様からもクレームが入ったことがあります。
また、毎回申し込みを手書きで書くため、一件当たりの申し込み時間も数十分かかり、作業効率が悪いと社内でも問題視されているため、改善を行うこととなりました。
・紙媒体で各資料（契約書等）を作成するため、セキュリティ上で問題があり、作業効率も悪い
改善した方法
DocuWorksを導入した
DocuWorksとは
DocuWorksは、PC上に再現した電子の机（DocuWorks Desk）と、その上に並べた文書を閲覧・編集するツール（DocuWorks Viewer）で構成された、ドキュメントハンドリング・ソフトウェアです。文書の受け渡しから作成、プレゼンテーション、保存まで、ドキュメントを扱う一連の業務を、DocuWorks 9.1が一貫してサポート。場所や時間にしばられず、さまざまな情報の活用や人との連携を促します。
https://www.fujifilm.com/fb/product/software/docuworks
紙媒体の資料を電子化することが出来、セキュリティ面が向上した
使用したツールは富士ゼロックスのDocuWorksという文書管理アプリを使用することにしました。
会議資料の取りまとめや、電子データのファイル管理、文書の検索などを行えるアプリです。
具体的には、まずスキャナーで取り込むことができるため、紙媒体で書類を保管しなくて良くなりました。
そのため書類の紛失がなくなりセキュリティ面が向上しました。
コストを減らすことが出来、作業時間の短縮にも繋がった
次に申し込み作業をファックスではなくメールで行えるようになりました。
そのためインク代や用紙代が削減できるようになりました。
またデータ上に毎回記入する文章を記録させることで申し込み業務時に同じ文章を記入する手間が省けたので、作業時間の短縮にもつながりました。
結果的に作業ミスも少なくなりクレームも減少しました。
評価
適切な改善ができ、課題は解決することができた
今後の目標
データのバックアップを行う体制を作り、品質改善を行う
改善したことによる新たな課題として、紙媒体で保管しなくて良くなったためデータ化した書類は全て処分したが、データ化した文書に一部破損が起きてしまい、復元できないと言う事象が発生した。
事前にバックアップを取っていなかったため書類の再発行を行うと言う無駄な作業が発生してしまった。
今後は同じことを繰り返さないようにデータのバックアップを行えるようにクラウド管理も行いより一層の品質改善を行っていきたい。