改善したきっかけ

勤怠の管理が昔ながらのタイムカードだったので、記入漏れやミスが多く修正に時間が掛かっていた。

また勤務時間の計算がしにくく非常に時間がかかっていてタイムカードの締め切り日の前後が忙しくなってしまうし、管理や保管もしにくいと経理から不満が多くなったことがきっかけ。

問題

問題の解決プラス業務効率化の要望があった

勤怠管理にクラウドシステムを導入することにより、従業員の勤怠管理だけではなく作業時間や工数の管理もして業務を効率化したいと他の部署からも声があがったこともきっかけになりました。

改善した方法

勤怠管理をタイムカードからクラウドシステムであるOZO勤怠に変更

これにより勤怠の修正や有休などの休日の管理だけではなくプロジェクトの進捗の管理や作業工数の管理を一括で出来るようになった。

OZO勤怠

コールセンター等の複数シフトパターンはもちろん、パート・アルバイト、時短勤務、フレックス、裁量労働制など様々な働き方に対応できます。

https://manage-cloud.jp/product/kintai/

勤怠管理 - manage（マネージ）

フルスペックの勤怠管理システムです。ワークフローが搭載されており、OBCの給与奉行、勘定奉行への連携実績も多数。オンプレ、クラウドで稼働し、ともにカスタマイズが可能です。豊富な機能で「働き方改革」をサポート、コンプラアンス対策の便利機能も充実しています。

manage.coel-inc.jp

管理や保管、申請なども楽になった

管理が非常に楽になりました。また、経費精算や稟議もあげることが同じシステムで出来るようになったので、プロジェクトにかかる費用も管理出来るようになったので時間がかかっていた月末のタイムカードの計算が10分の一の時間で出来るようになった。

評価

適切な改善ができ、課題は解決することができた

けれど従業員全員への説明が大変だった

改善出来なかったことはほとんどないが、OZO勤怠を新しく導入したので使い方を従業員全員に説明して、使いこなせるように教育するのが大変で時間がかかりました。新しい従業員が入った時に新たに教育が必要になりました。

今後の目標

目的を達成できたので、これについての今後の予定はありません。