デジタル化の
ヒント

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DEGITALKA
都道府県
東京都港区
業種
情報通信業
会社情報
webマーケティング、コンサルティング
実施者
課長
会社規模
1〜50人
初期費用
0
月額
0

GoogleスプレッドシートからHRMOS勤怠に勤怠管理を変えたら、記入ミスが減りセキュリティが向上した。

この記事は約2分で読めます。

改善のきっかけ

当社では勤怠管理にGoogleスプレッドシートを使っていて、毎日社員に提出を求めています。ですが、社員の増加や様々な問題が発生してきたため改善に着手した。

問題

  • 誤記入や記入漏れが多い
  • 勤務時間は本人しかわからず管理者がチェックできない
  • 有給の残り日数がわからない
  • 全ファイル開いて勤務時間を確認する必要があるため、管理者が取りまとめに時間がかかる
  • 記入確定後にも修正できるため、セキュリティ上よくない

Googleスプレッドシートでの勤怠管理は無理

上記以外にも細かな問題も発生しているが、これは表計算ソフトであるGoogleスプレッドシートを使って勤怠管理をするとどうしても発生してしまう。

改善内容

無料の勤怠システム IEYASU(現HRMOS勤怠)を導入した

IEYASU(現HRMOS勤怠)

HRMOS勤怠」は、1000社以上のサポート経験により培った人事・労務の専門ノウハウが詰まった無料の勤怠管理システムです。

https://www.ieyasu.co/
無料のクラウド勤怠管理システム【IEYASU】タイムカードを卒業
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まずは勤務時間をチェックできるようにした

社員にICカードを配布し、出勤退勤時にカードリーダーにかざし、打刻できるようにした。
在宅勤務の際は、HRMOS勤怠にて手動打刻、あわせてSlackで勤務開始の旨を連絡するようにした。

HRMOS勤怠の設定は難しくなかった

初期設定はそこまで大変でなかった印象です。また、シンプルでわかりやすい操作方法だったため、社員への説明、勤怠管理ルールの変更・移行もスムーズだった。

アカウントの権限がいくつかあり(申請者、承認者、管理者など)、勤怠管理のフロー・セキュリティ・業務効率が大きく改善した。

評価

適切な改善ができ、課題は解決することができた

しかし在宅勤務の手動打刻が対応できていない

在宅勤務時の、勤務時間の管理に曖昧性が残っている。

現在も社員の性善説に頼っているが、会社の規模が大きくなっていくにつれて、PCにログインしたタイミングなどをもとに、より正確な業務時間の計測が必要だと思われる。

今後の目標

ほぼ課題は改善し、微調整のみ

サービスでなくカードリーダー側の問題かもしれないが、カードの読み取り不良がときたま発生しストレスなので、カードリーダーを買い替えよりスムーズに打刻できるようにしたい。

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