改善したきっかけ
当社は、新卒の就職情報サービス事業を行っています。
毎日、複数のナビサイトから説明会の予約学生のデータをcsvでダウンロードした後、編集して先方に納品するという業務にあたっている。
ダウンロードする件数が多いときは数百件に上り、学生のデータを1行1行目視で確認して、削除・編集していたため、編集の時にミスや漏れが発生する恐れがある。
また、漏れがあっても気づけない可能性があった。 単純だが時間のかかる作業だったため改善の余地があると思っている。
毎日行う作業で、また毎年同じ作業をしているため、今後他の人に引継ぎをすることになった際、少しでも楽になればと思い、解決方法を試案していた。もともとエクセルが得意でよりスキルを向上させたいという気持ちもある。
・予約学生のデータの編集作業を手作業で行っているため、ミスや漏れが発生する可能性がある
改善した方法
ExcelのVBAの機能を利用した
Excel VBAとは
Visual Basic for Applications (VBA) for Office を使用すると、これらの作業を実行し、さらにそれ以上のことを実現できます。VBA for Office は、単純でありながら強力なプログラミング言語であり、Office アプリケーションを拡張するために使用できます。
https://docs.microsoft.com/ja-jp/office/vba/api/overview/excel
編集作業を自動的に行えるようにした
ダウンロードした予約者データ（ｃｓｖ）には、同じ説明会への重複予約者や、古い説明会日程の予約者データ、一度予約した後キャンセルしたデータが含まれている為、一旦それだけを検索して、オートフィルで抽出して、該当する学生に行ごと色を付けた。
その後、色のついた行だけを削除を実行し、重複者などを検索し、色付けして、削除。
これを繰り返し、不備がなくなるまで行う。
その後、姓と名のセルを結合して、納品時の形態になるよう、1つのセルにまとめ、学校名やナビサイトの名前など必要な項目が自動で入るように調整した。
今回の改善にあたり、新しくツールやサービスは導入していない。もともとあったエクセルのマクロ機能を利用したため。
評価
適切な改善だったが、一部解決しなかった
今後の目標
データの形式が変更した場合のマクロの修正作業を引き継げるようにする
時間を改善できたし、なによりエクセルのマクロを学びなおすきっかけになった。今回は、マクロの中身をVBAコードを使って、手作業でコーディングする必要があったので、VBAのスキルも向上につながった。
新たな問題としては、もし今後サイトの内容やダウンロードするデータの形式が変わった場合、それに合わせてマクロの中身を書き換える必要が出てくる。
私が退職して、次の人がマクロの使いこなせなかった場合、今回作成したマクロがもう使えなくなる可能性がある。