改善したきっかけ

当社は、弁当の製造販売を行っております。

8人程度の小さな弁当屋のため、請求書作成は店主（＝社長）の業務となっていたが、PC業務が苦手なため非常に時間がかかっている。

また、請求書作成に使っているExcelは過去に店主の知人が作成したExcelを利用しており、顧客情報の追加や削除、弁当価格の変更や追加等も店主の実力ではスムーズにできない状態。

このため、請求書送付が遅れる事や、記入ミスが度々発生、また月末の請求書以外の業務が滞る事がある。

店主の負荷が大きく月末の大きなストレスになっていた。従業員の方々も、店主もそのやり方で10年近くやっているため問題を感じておらず、”こんなもの”として日々業務にあたっている。

そこに、会社を退職しぶらぶらしていた私に店主から請求書作成バイトの声がかかった。店主とは昔からの知人。請求書作成を引き継ぐと全体的に無駄が多い事に気づいた。

改善した方法

ExcelのVBAの機能を利用した

Excel VBAとは

Visual Basic for Applications (VBA) for Office を使用すると、これらの作業を実行し、さらにそれ以上のことを実現できます。VBA for Office は、単純でありながら強力なプログラミング言語であり、Office アプリケーションを拡張するために使用できます。

https://docs.microsoft.com/ja-jp/office/vba/api/overview/excel

Excel Visual Basic for Applications (VBA) リファレンス

Excel ソリューションの開発に役立つ概念の概要、プログラミング タスク、サンプル、およびリファレンス。

learn.microsoft.com

請求書を自動作成できるようになった

基本的なExcel作業ができる私がアルバイトで採用された。

従来、配達者が持つ配達記録と一日毎に全体集計する日報と請求書作成のExcelが連動も統一もできていなく、転記が多い事による業務負荷大、帳票が統一していない事による転記ミスが多い状態であった。

このため、配達記録と日報を統一したExcel帳票に変更し、転記業務を削減。

請求書作成は、お客様名を都度入力する、お弁当の種類にあわせて単価を都度入力していたため、Excel数式（VLOOKUP等）を使い、お客様番号、お弁当番号でお客様名や価格を自動入力できるExcel帳票に切り替え、かつ、VBAで自動請求書を作成できるようなツールに改善した。

新たなツールやサービスでのIT改善ではなくExcelをベースにVBAも利用し業務改善を行った。

評価

適切な改善ができ、課題は解決することができた

今後の目標

配達リストの自動化も検討していく

バラバラな帳票を統一したことで紙の削減が計れた事と無駄な転記作業が無くなった。

また、店主の負荷が削減された事で、他の業務が滞る事がなくなり納期遅れが無くなった。

請求書作成の改善はできたが、TELやファックスで受ける注文変更や、当日注文を日報に記載する際の日報の記入ミスが多い事が新たに判明した。

この点の改善をiPad等を利用する事も検討していく。

また、定期的に配達するお弁当は曜日毎に配達場所や数が異なるが、この曜日毎の配達リストは、手書きで行っており、一元管理リスト等から自動化する事等も検討する予定。