改善したきっかけ
当社は、訪問介護事業所を運営している会社です。
介護の業界はアナログの仕事が多い事がとても問題で、我々の会社も例外ではありませんでした。
特に、国に介護報酬を請求する際の事務作業の中で、様々手作業を行っており、職員の残業が多い状況でした。
請求業務の際には、介護記録等をまとめるパソコンソフトにサービスの内容や時間を入力するのですが、その入力した情報を職員で共有する為に、データをエクセルに吐き出して、見やすくする為に列や行幅・フォントの大きさ等を手作業で調整していました。
利用者一人一人の帳票となると、100名位を一回一回手作業で調整していたため、とても大変な作業でした。
また、エクセルやバソコンそのものが不得意な事務員だと、その業務が重荷になり、早期離職に繋がっていました。
・請求業務作業が手作業のため効率が悪い
改善した方法
ExcelのVBAの機能を利用した
Excel VBAとは
Visual Basic for Applications (VBA) for Office を使用すると、これらの作業を実行し、さらにそれ以上のことを実現できます。VBA for Office は、単純でありながら強力なプログラミング言語であり、Office アプリケーションを拡張するために使用できます。
https://docs.microsoft.com/ja-jp/office/vba/api/overview/excel
ほぼ自動で出来るようにして、業務効率が上がった
手作業で行って、膨大な時間がかかっていた業務を何とか圧縮出来ないかと考え、請求ソフトの機能調べましたが、適当な機能がありませんでした。
そこでエクセルのＶＢＡを学び、簡単なプログラミングをすることで、吐き出されたデータをクリックひとつで、列や行等の調整が行えるようにしました。
今までは、一回一回手作業でパソコンに向かい調整を行っていましたが、導入当初は圧倒的に業務効率が上がり、残業時間も少なくなりました。
ただ、不具合が出たときに誰でも簡単に直せるものではなく、メンテナンスに課題があります。
特に新規の利用者がいる場合に、プログラムのエラーを起こす時が稀にあり、都度私がプログラムの修整を行っている状況です。
評価
適切な改善だったが、一部解決しなかった
今後の目標
利用者が全員が使いやすい方法を検討する
あくまでも独自でエクセルのVBA機能を使用したプログラムなので、例えば利用者一人一人の場合、いちいち調整機能ボタンをクリックしなくてはならず、本来であれば請求ソフトが、我々の望む帳票を利用者全員まとめてデータとして吐き出せる機能がかることが望ましいです。
その為に、抜本的に請求ソフトを入れ替える事も必要ですが、満足する機能のあるソフトの場合だと、導入の金額が高く、少ない利益の中で運営している我々の規模の事業所には重荷になっています。