改善したい課題
当社は自動車の部品を製造しております。
当社では顧客を管理するために顧客管理ツールを使っています。そのツールの顧客データに一貫性がなく、また顧客データの見直しがされていませんでした。 （入力方法が徹底されていなく、担当によって社名やフリガナ名への入力に半角、全角などの違いがあり、同じ取引先が複数登録されていました。）
人の入れ替わりが多いことや、マニュアルを作成しても読まずに口答での引き継ぎのみで個人差が発生していた模様。
新規顧客の登録時に既存の登録がないかのチェックをしていない担当者もおり、使用する顧客コードの検索に時間がかかっていました。
さらに取引が10年以上ない会社や倒産などで存在しない会社もあったため、新システム導入をきっかけに顧客データの改善を行うことになりました。
・顧客データの改善を行いたい
・人の入れ替わりが多いことや、マニュアルを作成しても読まずに口答での引き継ぎのみで個人差が発生している
改善した内容
顧客データを整理したうえでSmartTeam NXに顧客データを取り込み、改善を行った
SmartTeam NX
NOVIA SmarTeam は、エンジニアリング部門や中小規模の企業を対象とした製品データ管理(PDM)レガシー・アプリケーションです。
https://www.3ds.com/ja/products-services/enovia/products/smarteam/
顧客データを整理
顧客データを既存システムからダウンロードし、名前や住所、銀行口座などで並べ替えを実施。営業や購買など関連部署に今後取引が見込めない顧客をピックアップしてもらった。
また、新規システムにデータをアップするにあたり、顧客コードの振り直し、ダブりチェックを行い、もれなくダブりなくリストが作成されているかどうかを複数人でチェックした。
このチェックにはIT部門の担当者にも入ってもらい、出来上がったリストを関連部署で情報共有した。
整理した顧客データを新規システムに取り込んだ
整理したデータは、新規システムに取り込むようにした。これにより1/3ほど顧客データがしぼられ、顧客データを作成する時間が削減した。半角、全角、スペースの入れ方などを統一し、マニュアルを更新した。
評価
適切な改善ができ、課題は解決することができた
今後の目標
データの作り方、IT、プログラムを作る基本などを事務部門で行いたい
担当者の変更がその後も続き、人によっては既存データを検索せずに新規登録してしまう事例が発生していました。
半角・全角やスペースの扱い、長い社名で入力欄に収まらない場合などは住所欄などに入力する事例もあり、適切な指導を行うだけではなく、データの作り方、IT、プログラムを作る基本などが事務部門でも必要だと感じました。
組織全体のDBを使っての情報の扱いを推進したい
住所欄を長くとったり、備考欄を作ったりすると、ほかに入りきらないデータを入力してしまう事例があり、システム移行時の弊害になると感じました。
DX化を推進するには組織全体にDBとしての情報の扱い方を認識させる必要があるが、これまでEXCEL作業が多かったため、DBを業務で使うという意識が足りていない。DBを構築してもEXCELに落として自由に作業してしまうという考えをベテラン社員が持っているため、DX化の弊害になっていると感じております。