改善したきっかけ
当社は、コンサルタント会社です。
法人向け営業として新規開拓活動の業務を行っています。
基本的には問い合わせがあった案件について対応をしておりましたが、この時期からこれまでの付き合いのない法人との取引先を広げるべくなれない電話営業を実施することとなりました。
元々、ネームバリューと既存顧客の継続案件メインのコンサルだったため、新規開拓のノウハウがなく、苦労しています。
そうした中でも電話による営業活動で成果が出始めていましたが、やはり非効率であることには変わりなく、ひどい時には１週間の大半が新規開拓のための活動に取られて、本業であるコンサルタント業務が二の次になっております。
単に非効率なだけでなく、不満の声と人件費の無駄遣いという意見まで出始め、大変雰囲気も悪くなってしまっています。
・新規開拓業務（電話営業）が非効率のため、本業（コンサルタント業務）が満足に行えない
改善した方法
ExcelのVBAの機能を利用した
Excel VBAとは
Visual Basic for Applications (VBA) for Office を使用すると、これらの作業を実行し、さらにそれ以上のことを実現できます。VBA for Office は、単純でありながら強力なプログラミング言語であり、Office アプリケーションを拡張するために使用できます。
https://docs.microsoft.com/ja-jp/office/vba/api/overview/excel
営業方法を電話からメールで行うように変更した
営業の手法を電話による営業から引き合いを増やすためにメールによるダイレクトメールに切り替えを行いました。
それでも、定型文を一斉送信するようなやり方では当然効果がなく、無駄に終わってしまうため、社内の知見を活かして、会社ごとに文面を変えたメッセージの送信を行うことになりました。
ExcelのVBAの機能を使って、文面の異なるメッセージを一斉に送れるようにした
当時、Microsoft Officeを利用していたので、１週間程度時間をかけてExcelでマクロを組み、営業先リストに一斉配信で文面の異なるメッセージを送れるようにしました。
反響率が上がり、工数の大幅な削減に繋がった
こうすることで、反響率が上がり、工数の大幅な削減につながりました。また、文面として記録が残るので効果測定がしやすく新規開拓の知見を高めることができるようになりました。
評価
適切な改善ができ、課題は解決することができた
今後の目標
管理の手間が掛かるため、簡単に管理できる方法を検討する
新規開拓の工数が減り、本業であるコンサルティング業務に費やす時間を大幅に増加させることが出来ました。
また、この技術を利用してダイレクトメールだけでなく、保守のための案内や社内への通知についても自動化が進み事務作業についての業務削減になりました。
ツールが出来ても今度は効果測定が課題になるため、いずれにせよ管理の手間がかかり、全く新規開拓の活動が無くなることはありませんでした。