改善したきっかけ

当社は、製造業による技術支援会社です。

新しく配属された部署の資料作成業務にて、繰り返し作業が多く、人間の単純なミスが多発している。

その対策が「頑張って気を付ける」といった根性論でしかなく、根本的な対策となっていない。

また、資料作成にかかる時間が規定時間ぎりぎりで、余裕のない状態となっておりミスが増える。

ミスによるお客様からのクレーム対応でさらに時間がひっ迫する。といった負の連鎖が起きている。

放置すれば、お客様の信頼が落ちていき業務存続のリスクがある。また、時間的余裕がないので、業務内容の情報展開も不足しており、技術伝承や人の育成どころではない状態となっている。

これらの状況を何とか解消し、負の連鎖から抜け出したいと考えている。

改善した方法

ExcelのVBAの機能を利用した

Excel VBAとは

Visual Basic for Applications (VBA) for Office を使用すると、これらの作業を実行し、さらにそれ以上のことを実現できます。VBA for Office は、単純でありながら強力なプログラミング言語であり、Office アプリケーションを拡張するために使用できます。

https://docs.microsoft.com/ja-jp/office/vba/api/overview/excel

Excel Visual Basic for Applications (VBA) リファレンス

Excel ソリューションの開発に役立つ概念の概要、プログラミング タスク、サンプル、およびリファレンス。

learn.microsoft.com

作成時間を短縮した

時間的余裕がないことが、すべての悪循環の始まりであると考え、時間短縮を第一の課題に設定した。

まずは繰り返し作業となっていた部分のマクロを開発することで作成時間の30パーセントを削減し、一つ目の課題をクリアした。次に、品質が悪いという点を課題として設定した。

ミスの件数を削減し、品質を向上させた

1つ目の課題解決で捻出した時間を使用して、作成された資料をチェックするマクロも作成し、ミスの件数を50パーセント削減し品質を向上させた。

時間的余裕が出来、その他のことに時間を使うことが出来るようになった

これによりお客様からのクレームもかなり減ってきており、大きく時間的余裕が生まれた。

この時間を使い、業務内容の情報展開や技術伝承を行い、マクロでは解決できない部分に時間的リソースを割り当てることができるようになったため、負の連鎖から抜け出すことができた。

評価

適切な改善ができ、課題は解決することができた

今後の目標

マクロの教育を行っていく

改善してよかったことは、時間的余裕ができたことで、新たな課題が発生しても対応することができるようになった点。

改善したことによって新たに発生した課題としては、主にマクロによって改善しているので、マクロを使用できる人材を育成しなければならなくなったこと。

また、マクロならではのミスとして、マクロを信用しすぎて発生するミスをどのように無くすかという課題が発生したこと。この課題解決の対策として、マクロの教育が必要になった。

また、マクロが動かなくなった際に人間が処理できなくなるリスクがあるのでマニュアル作成が必要となり、自動化した後でも一時的に忙しい状態が続いた。