Salesforceを導入した結果、勤務管理・交通費等の申請が楽に行えるようになった

改善したきっかけ

当社は、システムエンジニアリングサービスを展開しているIT企業です。

クラウド保存のExcelで勤務表を管理していましたが、格納フォルダのミスや計算式のバグや消してしまった等の問題が多く、入力にかなりの手間がかかっています。

月末にまとめて記入することも多く、現場での勤務表との不一致など気をつけるべき事項がかなり多かったので、〆日ギリギリになってからミスが発覚するなど品質にも問題があります。

また、役員の確認も格納フォルダからExcelの内容まで確認観点がかなり多く、そのため指摘事項も増えてしまっています。

エンジニアも役員もかなりの時間と手間がかかってしまい、勤務状況の確認が面倒です。

交通費の申請も同じExcelファイルでやっていましたが、定期の写真などスマホで撮影するとPCに画像を取り込む必要があり、申請のミスが増えています。

・勤怠管理をExcelで行っているが、問題が生じやすい

Salesforceとは

Salesforceは、企業と顧客をつなぐ顧客管理ソリューション。マーケティング、営業、コマース、サービスなどすべての部署で、顧客一人ひとりの情報を一元的に共有できる統合CRMプラットフォームです
https://www.salesforce.com/jp/

新しくSalesforceのツールを使用しています。

私は使用していませんが打刻システムがあるためタイムカードの代わりとなること、Excelのように数式のエラーやコピペミスが無くなったこと、アカウントごとに案件の内容などが紐づいているため更新のし忘れがないこと、など便利になった点はかなりあります。

また確認の点でも、システムで表示されたエラーであったり、特定の入力フォームを確認すればいいだけになったので、確認観点や指摘事項も減って楽になりました。

経費申請もスマホで行えるので、スマホで撮影した定期の写真や別途発生した交通費の写真などを添付するのも楽になりました。休暇の申請もメールを送らずに済むので急に休んだ時や電車遅延で遅刻した時なども便利です。

改善してよかったことは手間が省けたこと、ミスが減ったことです。今後改善していただきたい点は、「定時」の入力をボタンで行いたい、残業申請の時の終わり時刻を先に入力したものと連動して欲しい、経費申請の画面がスマホだと横長になってしまい使いづらいなどがあります。

こちらは自社で改善すると言うより、Salesforceに改善要望を問い合わせる方式になると思います。

私が打刻のシステムを使用してない理由になりますが、アプリを開いた時の読み込みにかなり時間がかかります。日によっては2回ほどアプリを再起動させないと開かないほどです。