改善したきっかけ
当社は、HP制作と野菜直売所の運営を行っております
従業員数が5人程度と少なく、事務の人は1人で仕事量も多く入社しても続かないことがほとんどでした。
また、営業職の人も事務所内にいることはほとんどなく、HPを制作しているデザイナーも出社せずに自宅で仕事をしているような「社員がバラバラ」の状態で情報共有がとても難しい状態でした。
何かあった時には電話やメールで連絡をしていましたが、タイミングが合わなかったり、業務が忙しすぎて連絡をし忘れていたり、連絡を受けた側も連絡を貰ったことを忘れることが多かったです。
そのせいか社員の入れ替わりがとても激しく、少ない従業員で出来ればリアルタイムで何とか情報共有できるものはないかと模索しました。
・情報共有が適切に取れていない
・社員の入れ替わりが多いため、人手を増やす余裕がない
改善した方法
ChatworkとGoogleスプレッドシートを導入した
Chatworkとは
ビジネスチャットChatworkとは？無料から使える、国内利用者数No.1の業務用チャットツールです。はじめてビジネスチャットをご利用の方も簡単に使えます。
https://go.chatwork.com/ja/
Googleスプレッドシートとは
Google スプレッドシートを使用すると、プロジェクトの追跡、データの分析や計算が可能です。既存のスプレッドシートを Excel から読み込むこともできます。Google Workspace でスプレッドシートをご利用ください。
https://workspace.google.co.jp/intl/ja/products/sheets/
電話対応を外部委託した
まずは電話対応で、留守番電話を試しました。ただ確認作業をする人が必要になるため、上手くいかなかったため外部に依頼（電話委託）することで解決しました。こちらはChatworkに依頼しました。
情報共有を効率的に行うことが出来た
また、社員の情報共有ツールについても同じくChatworkを導入し、個別チャットではなく、グループ作成してそこに共有情報があれば連絡するという形をとることで、今まで5人いれば5回連絡が必要だったものが1度の連絡で済むようになり、時間短縮に繋がりました。
スケジュール管理を簡単かつ安心して行うことが出来るようになった
Chatworkと並行してGoogleスプレッドシートも活用することで、デザイナーとのスケジュール管理も楽になりました。特にこちらは「誰が」「いつ」「どこを」編集したかが履歴として残るためとても便利でした。
上記を行った結果、改善につなげることができました。
評価
適切な改善だったが、一部解決しなかった
今後の目標
リマインド機能付きの社員情報共有ツールを試したい
社員同士の情報共有については改善して本当に良かったと思います。ただ、連絡をしても人間なのでどうしても忘れてしまうこともあり、全てが解決できたというわけではありませんでした。
Chatworkには「タスク」という期限が決まった仕事依頼メッセージもあるのですが、それでも忘れられてしまうことがありました。
そのため、今後はリマインド機能付きの社員情報共有ツール（ＣＭでよく見かけるカレンダー型のアプリなど）があれば試してみたいと思います。