改善したきっかけ

当社は、米国系生命保険会社です。

該当企業の情報システム部門にて、デスクトップエンジニアチームとして常駐していました。

業務の一つに、ユーザーIDの登録業務がありました。 赴任当初、前任者から引き継いだのは、システムに登録された申請書があるので、それを１申請1枚ずつ印字してユーザ登録作業を行っております。

しかし、毎回10～30枚前後になり、終わったら捨てるというもったいない運用をしていました。顧客は何も言いませんが、毎週10～30枚の紙が捨てられています。

また、一度、作業漏れということがありましたので、用紙を使うのではなく、1枚にまとまったチェックリストが欲しい、という状況がありましす。

そこで、社内の申請書システムから情報を抜き出し、Excelにてチェックリスト形式にまとめあげ、業務漏れ防止チェックリストにしつつ、紙ごみを劇的に減らそう、と考えました。

改善した方法

ExcelのVBAの機能を利用した

Excel VBAとは

Visual Basic for Applications (VBA) for Office を使用すると、これらの作業を実行し、さらにそれ以上のことを実現できます。VBA for Office は、単純でありながら強力なプログラミング言語であり、Office アプリケーションを拡張するために使用できます。

https://docs.microsoft.com/ja-jp/office/vba/api/overview/excel

Excel Visual Basic for Applications (VBA) リファレンス

Excel ソリューションの開発に役立つ概念の概要、プログラミング タスク、サンプル、およびリファレンス。

learn.microsoft.com

チェックリストにすることで紙ごみの発生を抑えることが出来た

Excel VBAにてコーディングしました。

まず、申請書システムは幸いなことにテキストデータを出力することができましたので、出力されたテキストを読み取って加工することに決めました。

Excel VBAについては、フォーム画面を作成し、出力されたテキストデータを指定して、ボタンを押すだけで、そのテキストデータに沿ってExcelファイルに転記し、タイトルなどの体裁を整え、ユーザ登録を行う該当申請のチェックリスト形式に整形するようにコーディングしました。

このツールにより、以前は、申請の数だけ印字していて、毎回紙ごみが10～30枚出ておりましたが、チェックリストにすることで、紙ごみが劇的に減りました。

更に、そのチェックリストは監査部から「監査資料として適用できる」と助言され、保存しておくこととなり、結果的に紙ごみがゼロ！になりました。

評価

適切な改善ができ、課題は解決することができた

今後の目標

今後は使用マニュアルを作り、引継ぎを行いやすくする

良かったことは、いくつかあります。 所属部署としては作業漏れ防止と紙ごみゼロを達成し、顧客先の信頼を勝ち取ることができました。

更に所属部署を超えて、監査部から評価されるました。個人的にはExcel VBAスキルと実績がプラスされたことです。

新たに発生した課題は、私のチームがその常駐先を去る時に、引き継ぎの方がExcel VBAスキルがなく、その方は別の仕組みを自分で構築せねばならなくなった為、スキル保持者の獲得が必要となったという点です。