改善したきっかけ
当社は、スーパーマーケットの運営をしています。
スーパーを運営する企業の本部で店舗の売上や発注をまとめる営業事務をしています。
会社の規模が拡大していき店舗数が増えていくにつれて、自身が担当する業務も増えていきましたが、本部の事務員の増員はされず、少ない人数で業務を回していかなければいけない状況になっていきました。
残業が増えていくことや業務量が増えてミスが増えていくことに不安に感じ、少しでも業務を効率化していかないとやっていけないと感じたことが業務改善を考えたきっかけです。
当時会社で使用しているシステムは古いもので、ほとんどの業務をExcelで行っています。
会社の考え的に新しいシステムの導入などには予算を使ってもらうことができず、自力でコストのかからない改善を考えていかなければならかったのが一番の課題です。
・人員が足りていない
・システムの導入に予算を使うことが出来ない
改善した方法
ExcelのVBAの機能を利用した
Excel VBAとは
Visual Basic for Applications (VBA) for Office を使用すると、これらの作業を実行し、さらにそれ以上のことを実現できます。VBA for Office は、単純でありながら強力なプログラミング言語であり、Office アプリケーションを拡張するために使用できます。
https://docs.microsoft.com/ja-jp/office/vba/api/overview/excel
定例業務を効率化した
Excel業務がほとんどだったので、Excelマクロを用いて定型業務を効率化しました。
毎月売上や発注を取りまとめるためにExcelフォーマットを店舗に配信し、店舗にて入力→メールで返信をもらい本部でまとめて一つの売上・発注書を作成するといった業務を行っていましたが、店舗数が増えていくにつれてまとめるExcelの量も増えていき、時間がかかるようになっていきました。
繰り返し作業を減らし、業務時間・ミスを減らした
そこで独自でExcelマクロの勉強を始め、隙間時間にExcelをまとめるマクロを作成したり、インターネットで公開されている無料のアドインをダウンロードして、業務に取り入れたりすることで繰り返し行う作業を減らしていきました。
結果定型業務を行う時間を削減することができ、ミスを減らすことにもつながりました。
評価
適切な改善だったが、一部解決しなかった
今後の目標
別の改善方法・システムの導入を検討する
Excelマクロでは同じような繰り返しの業務については効率化することができますが、突発的に発生した業務やイレギュラーな対応には不向きです。
またExcelを作成してメールで配信、それを取りまとめるといった古典的な方法ではなく、システムを導入して直接入力してもらった方が大幅な時間の削減には繋がると思うので、Excelマクロでの改善は一時的なものであり、このまま会社が規模を拡大していくのであれば、引き続き別の改善方法やシステムの導入を検討していかなければならないと感じています。