文字起こしプレーヤーを導入することで、文字起こしの作業時間が短縮され、作業効率が上がった

改善したきっかけ

当社は、電力インフラの施工を行っております。

勤務先の会社では、社内外で行われる打ち合わせや会議の度に、打ち合わせ記録や議事録を作成する必要があります。

特に重要な会議においては、ボイスレコーダーで録音後、文字おこしをした上で、重複部分や不要部分の削除を行い、さらには内容の確認、修正をする必要がありました。

例えば30分の会議の記録を作成するにあたり、文字起こしに30分程度かかり、不要部分の削除や内容の確認修正を含めると１時間程度の作業時間が必要な上、確認修正作業は上司又は他の職員が行うことになっていました。

単純に作業時間がかかるだけでなく、複数職員で実施する必要があることから、無駄な時間やコストの削減などの業務改善が必要であると社内で課題として挙げられていました。

・会議の議事録の作成時間が1時間程度かかっているので、30分程度短縮したい

議事録の文字起こしソフトを活用し、上記作業のうちの初めの30分程度を削減しました。新しく使うことになったサービスは、インターネットで検索可能なフリーのアプリケーションを複数比較し、使い勝手や作成した記録の正確性等を検証しました。

その結果、「テープ起こしプレーヤー」というアプリケーションがシンプルで使いやすかったことから採用となりました。

本アプリケーションは株式会社アスカ２１が無償で提供する、テープ起こし作業用の音声再生ソフトです。
https://vtx.asca21.co.jp/player.php

30分程度の文字起こし作業時間が短縮された結果、全体の作業時間が30分程度になり、複数職員のチェックも一人あたり15分程度、合計30分程度に短縮することができました。

有料アプリケーションや今後のフリーのアプリケーションの改善を視野に入れれば、不要部分の削除にかかる時間についても削減が見込めると思います。

打ち合わせ記録や議事録作成にかかる作業時間が削減できたことで、記録を作成する機会が多ければ多いほど、人件費を圧縮することができた点が良かったです。

一方で不要部分の削除や内容の確認修正は引き続き作業が必要であるため、費用対効果を検証しながら有料アプリケーションの活用を検討していきます。

会議や打ち合わせ自体の実施回数の削減や記録作成が必要な基準の設定するなどして、業務量を根本から見直し、業務量の改善を行いたいです。