改善したきっかけ
当社は、学習塾を経営しています。
複数のオフィスがあり、全員が同じ情報を共有する際は、電話とファックスという昔ながらの方法をとっていました。電話の場合、来客中にさえぎられてしまったり、言った言わないの情報共有の齟齬があったりと社員間での不満がたまり続けている状態でした。
特に多いケースが一人の人間が情報を全体に発信する際に不在等で連絡がつかなかったので後回しにしてそのまま連絡を忘れてしまうという単純なミスです。
連絡をもらってない側は顧客へのサービスにつながってしまうような内容の場合、クレーム案件にまでなってしまうため、情報元の人間の対応に対して不信感を抱くようなり、こういった事案が繰り返し起こってしまった場合は社内の雰囲気が悪くなりがちでした。
・社員全体での情報共有が適切に行われていない
改善した方法
OneDriveを導入した
OneDriveとは
OneDriveに無料でサインアップして、安全なクラウド ストレージを使用すれば、写真をオンラインで保存し、デバイス間での編集やファイル共有ができます。オフラインアクセスにも対応しています。
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage
社員全体の情報共有が簡単に行えるようになり、作業効率がアップした
オンラインでファイルなどのデータが共有できるサービスを導入しようということになりました。
欲しい機能としては、全員が同じファイルにアクセス出来た上で情報共有と必要なデータの随時更新も簡単に行えること。そして何よりそれらの機能が安価に使えるという条件でした。
情報機器に詳しい社員が検討した結果、OneDriveのサービスを導入することに決定しました。パソコンの通常のローカルフォルダやファイルと同じ感覚で使用することが可能なため、パソコンにそれほど詳しくない社員でも、直感的に最初から問題なく使用することができました。
かならず全員がチェックすべきフォルダとファイルを作っておくことで情報共有が簡単かつ確実になり、圧倒的に作業効率がアップしました。
評価
適切な改善ができ、課題は解決することができた
今後の目標
セキュリティ上に問題がないか検討する
単純な連絡事項だけでなく、ファイルの共有も簡単になったことが改善後の追加の効果です。それまではUSBを持ち運び、パソコンに抜き差しすることでデータをやり取りしていましたが、ついでに改善されてよかったです。
新たに発生した課題としてはセキュリティー面の心配です。大手企業のサービスなのでしっかりしていて大丈夫だとは思っていますが、利用しているものが無料版であるため、有料版に比べて本当に安心安全といえるのかの検討が必要だと思っています。