改善したきっかけ
社員間またはメンバー間の情報共有不足や共有コストが高く、特にコロナ禍になってからリモートワーク中心の作業となり作業場所が離れたことにより、オフィス作業のときよりも課題感が強くなり、実業務にも影響が多く発生してきたため、コミュニケーションを取りやすいツールの導入を考えたのがきっかけ。
問題
・社員・メンバー間の情報共有ができていない
・情報共有したくても、するだけで時間がかかって効率が悪い
Saas系を中心に選定した
今後数年間のビジネスや業務を踏まえ適切なITツールの導入を検討する必要があり、既存で利用している製品、サービスとの連携のしやすさや置き換えなどがしやすく、どこでも低価格で利用できるSaaS系のサービスを中心に選定をすするめることとした。
改善した方法
SlackやSlackに連携できるサービスを活用した
既存でもチャットや情報共有ツールを個別に導入をしていたが、会社全体として統一した情報共有サービスとしてSlackを導入した。
Slack
Slack で生産性を高める鍵は、あらゆる仕事をトピックごとに整理できるチャンネルというスペースです。関連するメンバー、メッセージ、ファイルをすべて 1 か所にまとめることで、仕事のスピードが劇的に上がります。
https://slack.com/intl/ja-jp/
導入にあたり社内の経費精算や勤怠管理などをSlackの連携サービスおよびSlackのワークフローにて実現し、社員やメンバーはSlackを基本に情報共有や社内システムを利用できるようにした。
これにより情報共有の迅速化や社内作業のミス低減、および社員の利便性向上が図れた。
Saas系サービスはコスパがいい
今回のようなよくある業務の場合優良なサービスはたくさんあり、自作したりイチから開発するよりも、短期かつ低コストで導入できることがわかった。特にSlackはSlack自体の使いやすさもあるが、連携サービスの多さも魅力の１つである。
評価
適切な改善ができ、課題は解決することができた
Saas系サービスは稀に使えないタイミングがある。
SaaS系サービスということもあり、稀に利用できないなどのタイミングがあり、代替手段を準備するか否かが現状の課題としてある。一時的にも使えなくなったら困る業務には導入できない。
今後の目標
予期せぬサービスの一時停止にそなえ代替案をどうするか検討する
現状は概ね年に数回程度のため許容範囲であるが、多数のサービスを連携させ今後も増えていくことから業務運用を踏まえ調整する予定である。