改善したきっかけ
当社は、建設業を行っています。
外勤部門では作業所（いわゆる工事現場）の勤務者のほとんどが協力会社社員（職人さん）であり、人によっては同日中に複数の作業所で業務を行うことがあります。そのため工数管理（勤怠時間の管理）が非常に困難です。
内勤部門における課題としては、契約に至るまでの手続きが非常に複雑で営業は新規案件を登録し商談を進めて良いかの判断待ちが必要。
案件の内容により商談の許可を得た後も 見積内容の承認から決裁。契約内容についても承認から決裁が必要となるなど紙ベースの稟議書では非常に時間がかかっています。
しかも経営者層の決裁を得るために稟議書が東京～大阪間を何度も社内便で往復するなど決裁までの時間に異常な時間を要しています。
・外勤部門の工数管理が困難
・内勤部門は手続きを行うために非常に時間が掛かる
改善した方法
建設現場顔認証入退管理サービス・DocuSignを導入した
建設現場顔認証入退管理サービスとは
手間や時間がかかる建設現場における入退管理。NECの建設現場顔認証入退管理サービスは、世界No.1の顔認証技術やGPS情報で作業者の正確な入退場管理を実現します。
https://jpn.nec.com/manufacture/kensetsu/constcloud-genba/dedura/index.html
DocuSignとは
高いセキュリティと信頼性、モビリティ、使いやすさを提供するドキュサインは、お客様のDX（デジタルトランスフォーメーション）を成功に導きます。電子署名の無料トライアル実施中。
https://www.docusign.jp/
管理者の報告書を待つことなく工数管理を行えるようになった
外勤部門については、顔認証による入退場管理サービスを導入することで協力会社の管理者の報告書（勤怠通知）を待つことなく管理ができるようになりました。
また同サービスを利用することで2019年4月から本運用を開始した建設キャリアアップシステムとの連携が可能となっており自社における業務経験だけでなく他社での実績をもとに発注企業（協力会社）を選定できるようになり業務効率が図れました。
電子署名を利用することで契約に係る時間を短縮出来た
内勤部門については、ワークフローシステムを導入し紙ベースの決裁をすべて電子化するとともにシステム開発を業務委託していた協力会社を手始めに電子契約サービスを導入し、ワークフローで決裁された内容を証書として契約書を起票し、取引先との契約にかかる時間についても短縮できた。
評価
適切な改善ができ、課題は解決することができた
今後の目標
サービスを効率よく活用していく
これまで内作によるシステム開発（といってもシステムそのものの開発はSierに委託）を中心に行ってきたが、これからは如何にサービスを使いこなすかが重要と考えます。
どうしても自社での開発が必要な場合も、クラウド環境（AWS/Amazon Web Servicesなど）を利用したりすることで余分なハードウェア・ソフトウェアの購入費用、保守料、メンテナンスのための運用員などのコスト削減が図れており非常に良かったと考えています。