改善したきっかけ
当社は、テレビ番組やCMなどの映像メインの制作会社です。
制作会社のため、ロケハンや取材などで外出する社員が多く、今まではどこにだれがいるのかわからない。
もちろん帰ってくる時間もわからない。特に管理するツールもなく社員が自由に動いていたので、社員側からすると、とても気楽。
しかし、社外から電話やメールでの問い合わせがあった際は、社内にたまたまいた人が回答をしないといけないが、担当がどこにいるのか把握していないため、相談を受けた社員はどう対応していいのかわからず困ることが多い。
そのためクライアント対応が遅れることも多く、社内の打ち合わせの予定も立てづらいため、いろいろと不満が多い。
勤務形態もフルフレックスだったので、出勤しているかしていないかもわからないという状況だったので、すぐに把握できるシステムがほしいという要望が上がっている。
・社員間の勤務状況の情報共有が出来ていない
改善した方法
ZAiSEKIを導入した
ZAiSEKIとは
無料で使えるモバイル行動予定表「ZAiSEKI（ザイセキ）」は導入件数8,000件を超える行動予定表ツールです。社内に設置されているホワイトボード（行動予定表）の代わりにスマートフォンやパソコンで行先表示・確認ができます。
https://ittools.smrj.go.jp/app/zaiseki.php
勤務状況を自身で更新でき、社員間で勤務状況を情報共有できるようになった
「ZAiSEKI」というWEBシステムを使うことになった。名前の通り、在席しているか・していないかを表示するアプリだ。
勤務開始と共にアプリから自分のステータスを更新する。帰社するときも更新し、休みの前の日には次にいつ出社するのかをメモで残すようにした。
外出の際は、行き先と帰社予定時間を記入するようにしたので、どこで何をしているのかがわかるようになった。
問い合わせがあった際も、ZAiSEKIを確認することでいつごろ回答できるのかを返答できるようになったので、便利になったという声もあがった。
PCだけなくスマホにもアプリを入れることができるのでテレワークの社員も使用することができる。さらに30人まで無料ということだったので、ちょうど社員分くらいの人数で低コストで導入できた。
評価
適切な改善だったが、一部解決しなかった
今後の目標
勤務状況の更新が手間がかかるため、対応を検討する
どこにだれがいるかを把握するのにはとても役に立ったが、もともと自由気ままに動き回っていた社員なので、面倒だというマイナスの言葉も聞こえてきた。
私自身面倒だと思うことも多く、内勤の社員からはステータス変更について何度も注意されるので、耳が痛くなる思いだ。
ロケハンの場合は、行き先を決めずに聞き込みなどで自由に動くことも多いのでスケジュールを変更する場合が多い。その都度ステータスを変更することを義務付けられていたので、本当に面倒だった