情報管理システムを導入し、児童の基本的な情報の一元管理を行うことができ、多種作業を行うことが出来るようになったので作業効率が上がった

改善したきっかけ

当施設は、児童福祉施設で子供たちが入所して生活しております。

福祉分野、特に児童福祉の分野は新しいことに抵抗が強く、毎日の児童の記録はもちろん、必要な書類のほとんどは手書きでしています。

手書きとなると、時間も労力も取られてしまうので、結果的に必要な記録すら書かずに済ます人が増えてきています。

また、資料の改良をするにも書き直さないといけないし、検索するにしても書類の山から探さないといけないような状態です。

事業の継続年数が増えるにつれて書類の山は増えるし、何が必要で何が必要でないかも分からないような状態です。

・資料作成を手書きで行っているため、時間が掛かり、資料検索も容易に行うことが出来ない

なにか事件や事故があった際に、入所児童の保護者や児童相談センターから記録の開示を求められる時代になってきていて、今の状態ではそれにも対応できないということで、県内の児童養護施設に対して、全く同じ情報管理システムが導入されて、オンラインで管理されています。

兵庫県内の児童養護施設に対して、『Rearing Care』という名前の、同じ情報管理システムが導入されました。（元々は奈良県で開発されて使用されていたもの）

これは入所児童に関する基本的な情報の一元管理・日々の児童の状況記録・保護者とのやりとり・関係機関とのやりとり・通院状況・心理的ケアの実施状況などをパソコンのオンライン上で管理できます。

今、入所している児童の分はもちろん退所した児童の分も管理できます。

なので、そのシステムに入ることができるパソコンを通して、記録の入力や情報を共有したりすることも容易になりました。

また、同時に複数の人が記録を入力したり、資料作成することができるので、作業効率も上がったと思います。

改善されたことによって、仕事ができる人の作業効率は大幅に上がりましたし、ケアレスミスもなくなりました。

一方で、いわゆる仕事ができない人は、そもそも目の前の作業に追われて、記録の入力が滞りがちで、そういう人は他者の記録も確認していないので、確認漏れによるミスも継続しています。

また、経験年数が長い人や役職が上の人は、新しいシステムを使いこなそうとせずに、昔ながらの口頭での報告だけになりがちで、システムを使いこなしている人と、そうでない人との仕事の出来の差が開きつつあります。