ジョブカンを導入することで出退勤作業のアナログ作業を無くし、効率的に行えるようになった

改善したきっかけ

当社は、病院や施設の給食サービスを行っています。

私はこの会社に5年ほど前に入社しました。

入社当初はタイムカードはなく、皆退勤は毎月の出勤表にハンコを押すシステムで、退勤時間の報告は、週に一回、本社に電話で行うというとてもアナログなことをしていました。

このやり方をやると、従業員は少し遅刻をしても業務時間が来ないうちに帰ってしまっても就業時間を守ることなくても所定の給料をもらえることになってしまいます。

また、紙にハンコを押して提出、休日の申請も紙にハンコ、電話で出勤時間の報告となると、現場も本社も人件費が多くかかる上、とても効率の悪い業務になっていると思います。

今の世の中インターネットもあるし、チェック機能はアプリなどでもたくさんあるので使える技術は使った方がいいと思います。

そこで、私の会社では、タイムカードのパソコンアプリでの退勤管理を行うように2年ほど前からなりました。

・出退勤作業がアナログで行われていて非効率

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ジョブカン勤怠管理は、これ1つで勤怠管理業務に必要な機能を備えており、それでいてシンプルな操作性であるため、初めてでもすぐに使い始められます。
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まずは、各営業所や施設にパソコンを設置することになりました。そのパソコンに退勤アプリやメールを入れておき、施設の社員が毎日起動や書類作成を行うようになりました。

同時に施設のパートさん達、あまりパソコンの扱いがわからない人たち用に電源の入れ方、アプリの開き方や、電源に切り方のやり方を教えることになりました。

出退勤は、各自のタイムカードで行うようになりました。最初は書類も併用して行っていましたが、徐々にアプリだけで行うように変更されていきました。

休日の申請書類なども徐々に廃止されていき、今では紙を使った本社とのやりとりはほとんどなくなりました。

また、ハンコも使うことがなくなりました。従業員の仕事に対する姿勢も少しは変わったように感じます。

改善して良かったことは、やはり従業員の仕事に対する意識が変わったように感じます。

仕事が終わったら勤務時間より早くても帰れると思うと焦って雑に業務を終わらせようとすればできるし、少し余った時間でできることをやろうという気持ちが出てくるので、その上で業務が少しは改善されていったと思います。

パソコンを導入することで発生した課題は、パソコンの調子が悪かったりエラーが出た時の対処が各事業所だけでは対処できないこともあり、そのための人材を作る必要があったことだと思います。会社に一人はパソコンのエンジニアを置く必要があると思います。