改善したきっかけ
職業訓練校の講師を行っております。
講師や事務スタッフのシフトが全員で共有されていない。
そのため、講師が重複したり、その日にならないとどの科目を担当するのか分からないなど、最悪「とりあえず出勤する」という事態が発生している。
また、授業後に有料の個別レッスンも行っているが、ダブルブッキングなどのトラブルも発生しており、お客さまにご迷惑をおかけするケースもあったことから、シフトを事前に共有する必要性が発生した。
それまではExcelで作成されたシフト表を前月に管理部門で作成して、それをチャットでスタッフに一斉送信していたが、その後に入る予定などは当事者しか把握しておらず、他のスタッフがどういうスケジュールなのかをその都度確認しなければならず、業務にも支障が出ている。
・スタッフのシフトが適切に管理出来ていない
改善した方法
ExcelのVBAの機能を利用し、Dropboxを活用した
Excel VBAとは
Visual Basic for Applications (VBA) for Office を使用すると、これらの作業を実行し、さらにそれ以上のことを実現できます。VBA for Office は、単純でありながら強力なプログラミング言語であり、Office アプリケーションを拡張するために使用できます。
https://docs.microsoft.com/ja-jp/office/vba/api/overview/excel
Dropboxとは
クラウド ストレージ、共有、電子署名、ドキュメントの追跡、バックアップといった機能で、Dropbox は仕事とプライベートの効率をアップします。
https://www.dropbox.com/ja/
事務作業を削減できた
それまでのExcelのシフト表のフォーマットを活用したいという要望だったので、フォーマットはそのままでExcelのマクロ機能を使用して、入力内容をすべて反映させることで入力を一元化した。
それにより入力漏れがなくなり、スタッフの業務が削減できた。
突発的な内容に対応出来るようになった
また、シフトをDropboxに保存することで、各スタッフが自分でスケジュールを入力できるようになり、突発的なスケジュール追加や変更にも対応できるようになった。
スタッフの業務の可視化が行えるようになった
Dropboxでデータは各自のパソコンに自動で同期されるので、ファイルの更新漏れもなくなり、スタッフ全員で他のメンバーのスケジュールを確認できることで業務の分配も可視化できるようになった。
評価
適切な改善ができ、課題は解決することができた
今後の目標
マクロのメンテナンス方法・カレンダーの入力方法を検討する
これまでのシフト表に機能を追加することで、問題点はほぼ解決された。ただし、メンテナンスや機能の追加に関してはマクロのスキルが必要となるので、将来的には対応できるスタッフを育成する必要があると思われる。
この中で、将来的にはマクロをPythonやJavaScriptで記述することも視野に入れている。
また、ファイルの同期は行われているが各自が使用しているカレンダーへの入力はまだ手作業で行っているため、Googleカレンダーなどへのデータ移行が行われるとさらに利便性が上がると予想される。