改善したきっかけ
当社は、お客様の金融関係における記録を付ける会社です。
伝票が紙ベースであった為、保管する為の場所としてかなりのスペースやキャビネットが必要です。
また、起票する部署と処理をする部署が異なることから、それぞれの部署で確認印・検印をして社内回付をおこなっていたこと、その部署同士が異なる地域の事業所にあったこと等から、社内回付には手間と時間が掛かっていて、手続きそのものよりも大きな負担になっています。
回付をおこなうなかでの紛失リスクも懸念されていたので、送付用台帳への記録も必要です。
保管先のキャビネットの管理簿も別で必要でしたし、過去の資料を参照する際は大量の紙のファイルをめくって探すことになるため、検索性も悪く、それをさらに共有するためにスキャニングしたりしていました。紙で扱う、という前提があるだけで非効率な周辺業務が非常に多い状況でした。
・資料管理にスペースが取られ、資料を見つける際に効率が悪い
改善した方法
楽楽精算を導入した
楽楽精算とは
「楽楽精算」は、累計導入社数No.1の経費精算システムです。経費・交通費・旅費・請求書処理など、あらゆる精算業務を効率化します。電子帳簿保存法への対応や、会計ソフトへの連携、領収書の自動読み取りなど経費精算を助ける機能を多数搭載しています。
https://www.rakurakuseisan.jp/
電子上で伝票を管理出来るようになり、スペース・キャビネットの縮小に繋がった
電子上で手続きできる楽楽精算を導入しました。
これによって、伝票を紙で保管することはなくなり、保管スペース、キャビネットの縮小に繋がりました。
伝票の紛失リスクもなくなった
紙に押印するための回付作業も無くなり電子承認になったので、全ての承認が下りるまでの時間と手間が大幅に減り、紛失リスクもなくなりました。
伝票の情報共有が出来るようになった
後から情報を参照する場合も画面上で起票日や金額から絞り込んで検索できるようになり、また、その情報共有も番号ひとつでできるようになりました。
社員のストレス軽減に繋がった
未だに請求書のやり取りが紙である取引先も多いので、完全ペーパーレスというわけにはいかない現状がありますが、無駄と思えていた周辺業務の負担はだいぶ削減された為、社員のストレス軽減に繋がったと思っています。
評価
適切な改善だったが、一部解決しなかった
今後の目標
紙の資料で取引している他社との調整を行っていく
改善して良かったことは、無駄なスペース・工程の削減によって社員ストレスが軽減したことです。
改善出来なかったことは、他社との取引においては未だ紙の資料が残っていることです。
この部分については、引き続き他社との調整が必要であり、今後の進捗においては世の中のトレンドにも大きく左右されるのではないかと考えています。
また、OCR機能等もいまだ限界があり、データは手入力前提なのでヒューマンエラーの削減においてはまだまだかと考えます。