改善したきっかけ
当社は、大手通信キャリアの代理店です。
弊社は営業職が多く、営業中は社内連絡が取れなかったり、お客さまからの伝言を円滑に行うようにする必要があったり、営業所がいくつかあるのですが、営業所ごとに情報の統制が出来ていませんでした。
コミュニケーションツールを利用することで、全体に資料や共有事項を落とし込みすることが出来るようになれば良いということがきっかけとあります。
メールでの依頼だとちゃんと確認したかどうかも分からないので既読がつくようなツールを導入することで、確認漏れをしていないかをチェックすることが出来るようにするという要素も必要でしたので、既読機能があるものを選定しました。
・従業員同士の情報共有が正確に行えていない
改善した方法
JANDIを導入した
JANDIとは
世界200万ユーザーが利用するJANDI（ジャンディ）なら電話、メール、社内外の打合せなどビジネスシーンで必要なコミュニケーションの活性化をサポート！ビジネスチャット機能に加え、ファイル共有、外部ツール連携など業務効率化を可能とします。また、世界基準の強固なセキュリティを採用しているので、安心してご利用いただけます。
https://vws-biz.com/jandi/
従業員同士のコミュニケーションを増やすために、JANDIというコミュニケーションツールを導入しました。
営業所ごとの情報格差が減った
コミュニケーションツールを利用することで、わざわざ電話で話をする必要がないようなことは、ツールを利用して伝言をしたり、資料を共有したい場合はドライブに入れることで皆が同じ資料を閲覧、利用することが出来るので、営業所ごとの情報格差が無くなったように思われます。
管理職の個人毎の管理の手間も改善され、業務効率が上がった
その他にも既読機能が付いているので、ちゃんと送った内容を確認してくれているのかをチェックできるようになりましたので、個人毎の管理の手間も改善されて業務効率が上がりました。
もちろん確認したら、いいねボタンを押すことで、ちゃんと確認しているのかまで追うことが出来るので、ちゃんと確認をしたのかも管理できるようになりました。コミュニケーションツールがあることで、他部署間とのやり取りも円滑になるので、かなり業務効率は改善していると思います。
評価
適切な改善ができ、課題は解決することができた
今後の目標
利用する際の規定を作る
コミュニケーションツールを導入したことで、新たに発生した課題があるのですが、コミュニケーションツールを利用する際の決まりがないため、個人情報を添付してきたり、自分も含めてなのですが、自分が業務していても、送った相手は業務していない可能性があるため、業務の束縛にあたらないのかが心配なところです。
その他にも文面だけでは伝わらないことがあり、冷たい感じを感じることがあるのが、今後の課題なのかなと思っています。