改善のきっかけ
月次決算で会計関連のビックデータを処理する際に、手作業で約6～7時間かけて実施している社員がおり、ある程度の自動化が見込めそうな作業だったため改善しようと考えた。
問題
- 毎月の定型業務なのに都度手作業で作業している
- この作業は手作業が多いため入力ミスなどが発生していた
- 月末は忙しいことが多く、毎月残業していた
月の６〜７時間の短縮でも大きな改善
改善ができたとしても月６〜７時間程度の時間短縮だが、入力ミスが減ることによるデータの信頼性の向上や月末の社員の負荷を考えると大きな改善である。
もし成功すればこういった定型業務をIT技術で自動化できる証明となり、社員全員が積極的に自動化をする可能性もある。
改善内容
EXCELのVBAと関数を使用し、データを自動編集するマクロを自作した。
マクロについてはこちらの記事で詳しく説明されています。
エクセルマクロを使ってできることとは？作業効率を上げる使い方を紹介！｜Udemy メディア
作業を自動化することのできるエクセルマクロの活用法について紹介します。エクセルマクロを活用することで、データの処理や連携を自動化してくれるため、作業効率を向上させることができます。さらに、エクセルマクロを使用する際の手順についても紹介します。
udemy.benesse.co.jp
マクロの具体的な動作
マクロの具体的な動作としては、データの一つのセルを参照し、別のSheetからVlookupにて対象の名称を検索・入力する。またある条件を満たす行の合計値を計算し、次のSheetの対象となるセルに自動入力する。次のボタン(VBA)でピボットテーブルを自動稼働させて、集約データを作成する、という手順です。
評価
適切な改善ができ、課題は解決することができた
今後の目標
簡易なプログラミングスキルをもつ社員を育てる
プログラミングスキルを持った社員が少ない
組織改正が発生した場合のメンテナンスは今後も必要だと思います。しかし私が人事異動などで現職場を離れた場合、上手くシステムが回るのか、メンテナンスできるのかが課題なので、なるべく早くプログラミングスキルを持つ社員を育てたい。
少しずつ「IT技術で効率化」という意識をつける
何にせよプログラミングスキルが今後必要な場面が多々あると思いますが、それに対し危機感を持っていない人が多いことが問題と思うので少しずつでもよいので意識を変えていきたい。