改善したきっかけ
当社はファイナンシャルプランニング業を営んでおります。
毎月の請求書発行業務、入出金管理、会計入力など件数もそれほど多くはなくExcel等で管理してお客様の要望もあったので紙で出力、押印して郵送するのが基本でした。
しかし、会計ソフトの会社からだんだんとペーパーレスの機能を備えたシステムに移行などの提案を受けるようになり、使い勝手もよくスムーズに移行できそうだったのでコロナ前から在宅勤務でも対応できるように変更していきました。
コロナを機にさらに進んでいます。課題はこれまでよりも値段がかかること、会社として対応はできてお客様に案内してもお客様の方で従来通りの紙でのやりとりを希望されているのが多いこと、デジタル化に対応できているケースがあまり多くないことがあげられます。
・ペーパーレスの機能を備えたシステムに移行したい
・紙通りでのやり取りを希望されている顧客に対応したい
改善した方法
マネーフォワードクラウド請求書を導入した
マネーフォワードクラウド請求書
見積書・納品書・請求書に対応！マネーフォワード クラウド請求書は見積書 ・納品書・請求書・領収書に対応。取引先・印影・品目など、フォームに沿って入力するだけで、素早く簡単に帳票が作成できます
https://biz.moneyforward.com/invoice/
必要な時に請求書を発行出来るようになった
エクセルからマネーフォワードクラウド請求書に変更しました。専門のソフトなどをパソコンにインストールする必要はなくネットからログインしてどこでも見ることができます。
会社の情報の設定、会社印は画像で取り込み、取引先の情報を入力して請求書のフォームを作ってしまえば、後は毎月必要な時に請求書を発行することができます。
会社に行かなくても請求書を送ることが出来るようになった
紙で出力して会社印を押して郵送する手間ははぶけ、そのままPDFで保存できてメールで請求書をお客様に送ることもでき、ペーパーレスで会社に行かなくてもできます。
発行した請求書は会計と連携すれば会計入力まで完了できて作業効率が上がりました。不明な点は画面上にあるチャットで問い合わせできるし、ネット上にマニュアルもあるので確認しやすいです。
評価
思った通りの無人化・省人化ができたが、一部課題が残った
今後の目標
従来通りのやり方を希望されるケースへの対応方法の検討
コロナを機に出社することなくテレワークで対応することができる、毎月の煩雑な作業が軽減できる、ペーパーレスで紙のコストが減らすことができる、会計入力との連携で作業効率がアップするなど基本的には改善してよかったことが多いです。
しかし、お客様の方でまだ従来通りのやり方を希望されるケースが多く対応を合わせなければならない、デジタルとアナログといくつかのパターンができてしまい別の管理が必要になったことが課題です。